SAP License:ERP软件如何盘活中小企业

国际市场的开放,需求的多样化发展,企业对软件提出了新的要求,中小企业相对于大型企业来说,在管理和执行上有着天然的灵活性和可调整性,ERP系统软件的主要提供商们也开始开发专门产品服务于中小企业用户,使其产品应用实施更为方便、适应性更强。例如,将“全球企业系统”软件小型化用于中小企业就是一个很有效的方案。

SAP License:ERP软件如何盘活中小企业 图1

本文介绍了中小企业成功实施ERP的一个成功案例。在本案例中,实施对象是欧洲的一家设计、制造、安装实验室设备的专业企业。其生产厂分别设在英国和荷兰,可按客户指标要求提供设计、制造、系统安装的全套服务。该企业员工为120人,年产值1000万英镑。

设在荷兰鹿特丹的工厂几年前采用了BAAN软件,近期又将软件的版本从以前的TRITON 2升级为BAAN IV。设在英国的工厂决定效仿其兄弟厂,也采用BAAN IV ERP系统。

实施目标

在此次实施新ERP系统之前,根据近期的经营现状,总经理已经使用KANBAN系统对英国工厂的生产过程进行了全面重组,同时努力减少了供应商的数量,加强了与供应商之间的合作关系。接下来,又加强了业务IT系统的安全防护,以求公司的业务活动能够适应21世纪的发展要求。上述一系列的重大变革表明公司打破了前任们遗留下来的不合适的经营管理体系。为在整个公司集团内建立一套统一的新运行系统,公司集团决定,在英国的工厂中也像荷兰工厂一样实施 BAAN IV ERP系统。

总经理希望在英国工厂中实施BAAN IV系统要采取比荷兰工厂更简化的实施程序,并且要将新的计算机系统与现有的KANBAN生产控制系统有效集成。他的观点是,任何生产与销售程序复杂的产品都要出自一套基础的标准单元。虽然生产过程复杂,但过程控制必须简便易行。

在实施ERP的项目中,从用户方来说,总经理所起的作用就是要理清并努力简化公司的业务流程,同时确定BAAN系统的应用范围;从实施咨询方来说,其主要任务就是要认真考虑这些业务要求,并使BAAN系统能够以简便的方式满足这些要求。因此,为使ERP系统有效实施,双方都必须要充分考虑自己的任务和工作特点,共同创造出对企业最有效的解决方案,同时解决好实施ERP系统给员工、业务过程所带来的影响。

实施BAAN IV系统的目的就是要满足企业主要的业务需求,并在一些关键的业务领域内起到比现有系统更为显著的促进效果。

实施方法论

BAAN 系统中的“动态企业建模”模块用于绘制企业的主要业务流程图,包括客户流程、供应商流程、资金流程、数据库流程。它里面的“工业基准模型”是整个项目实施的起点。该模型明确定义了特定工业企业类型中的典型业务流程,划分了ERP项目实施阶段,并解释了在每一个业务流程中如何实施BAAN系统以满足实施企业需求。项目实施阶段划分如下:

阶段0——确定BAAN系统中该企业用不上的某些功能,并将它们排除在实施项目之外;

阶段1——实施系统的基本功能;

阶段2——进一步实施系统的其它功能;

阶段3——为企业的每个功能领域创建相应的用户界面。

使用基于用户界面的工作流可使用户看不到BAAN系统中未启用的功能。对于系统使用者的培训通过用户界面模型来进行。培训的内容直接针对为每个用户提供的相关解决方案而不是讲解ERP的一般功能。“动态企业建模”的主要作用是方便快捷地创建用户模型,并使使用者对系统一目了然。

经项目实施小组认真研究,最终确定了实施阶段1的系统模型。由于该模型具有动态特性,因此,它可以随着企业应用经验的丰富以及业务需求的变化,进行相应的调整。

实施过程

为保证项目实施的成功,项目实施小组考察了鹿特丹工厂相关应用系统的情况及企业的业务现状,于1998年春完成了实施方法的调研。该项目实施计划初步定于 1999年12月完成。实施工作于1998年9月开始,首先力争于1999年1月1日起开始运行新的BAAN资金管理系统。

到1998年年底,项目实施很顺利,尤其是产品编码系统的成功建立,使得实施小组决定将系统基本功能的实施提前至1999年夏季业务高峰期来临前完成,从而使企业能够尽快从新系统中获益。

1999年1月1日,资金系统开始启用。此后,实施小组在数据库建立及使用者培训方面进行了积极认真的工作;1999年3月,制定了系统其它功能的实施计划,并于3月1日起开始实施系统中有关采购、客户议价、销售定单管理以及生产管理等基本功能。项目实施过程进入阶段1,共历时7个月。

1999年秋,项目进行到实施阶段2,在这一阶段的主要工作任务包括对当前系统流程的回顾考察、制定业务发展计划以及扩展系统管理报告的内容等。

成功之处

整个项目实施比最初的计划提前完成,并且控制在预算之内。实施过程共花去不足100个咨询日。在主程序未做较大改动的情况下,BAAN软件包很好地满足了中小型企业当前的业务需求,并且所交付系统可以随着企业的发展而不断实现功能的有效扩展,以适应新的业务需求。

目前,ERP系统的开发商们正在努力扩展其产品的功能范围,以尽可能满足市场各方面的需求。在中小企业中实施ERP的关键是要首先制定实施目标,确定所需的ERP系统的主要功能。就当前情况来看,ERP系统的很多功能都是适用于多名员工同时从事多项业务的大型企业,而对于往往是一人多用的中小企业来说并不适用。

对于一个成功的实施项目,决定删去哪些实施内容也同样重要。对于BAAN系统,动态企业建模方法可使咨询方能根据需要迅速缩小ERP系统的功能范围,并为实施企业建立适合他们的企业模型。

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