从中外ERP软件的差异看企业管理理念异同

现代企业管理,尤其是大型的制造、零售、金融等企业均会采用信息系统来管理公司的整个供应链体系和财务端账务。现有的企业管理软件(ERP)已经不仅限于过去的简单数据存储概念,更是企业整体业务流程的综合体。什么样的软件适合什么样的企业,什么样的企业应用什么样的软件配置和实施,因此选择不同的软件选择代表了不同的企业管理风格和文化侧重点。

从中外ERP软件的差异看企业管理理念异同 图0

目前国内,用友和SAP是笔者在工作中接触比较多,具有一定代表性,作为中外ERP代表性的软件差异点最明显,因此就软件上一些功能和业务逻辑上的对比,管中窥豹,看一点中外企业管理方面的主要差异点和侧重点。

主要内容:

1、帐套和客户端的差异

2、主数据维护上的差异

3、成本中心(部门)、生产订单之间差异

4、存货核算方式、成本结算的差异

5、报表和期间概念的差异

6、从软件差异窥视管理差异

一、帐套和客户端的差异

帐套是用友的概念,代表着企业应用ERP的基本单位,企业的基本业务主体,建立一个帐套即便意味着核算一个公司或者一家工厂,帐套内需要维护与该企业最相关的:编码方式、财务、存货、人员、供应商客户等基本信息。

一个帐套内不能核算两个公司,如果有多个公司必须复制多个帐套,帐套之间信息相互独立,无法统一查询。切换帐套时必须切换登陆,重新输入用户名和密码。用友U872版本中尚不支持多组织架构和集团事务。仍然以单一帐套核算单一企业。这意味着比如登陆2010年帐套那么只能查询2010年的数据,如果要查询2011年的数据必须切换出来将系统时间改为2011年,无法在一个帐套内联查多年的数据。

如图:用友的帐套切换界面,即在登陆界面,无论是切换不同的公司还是不同的年度都需要重新登陆

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SAP的客户端也可以理解为登录到哪一个服务器,其业务主体的概念比用友更广,一个客户端内可有有多个控制范围,一个控制范围下面可以设置多家公司代码,一个公司代码下面可以设置多家工厂,基本的财务核算主体为公司代码,基本的业务发生主体为工厂。控制代码基本可以理解为一个集团的概念,而公司代码则是集团下分属的子公司,至于工厂许多企业将一个公司内具有独立生产、采购、销售和独立成本核算业务的事业部作为工厂单位。

SAP在查询时比用友灵活,控制范围-公司代码-工厂的层级设置意味着,可以多级查询,只要有权限可以查询多个公司、多个工厂的业务数据。同时SAP年结不需要切换出来重登陆,也意味着SAP的单一登陆可以查询连续的多个年度数据。

下图可以看到SAP的登陆系统较简单,不需要输入帐套名称或者时间期间,只需要数据客户端代码、用户名和密码即可。

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从简单的登录和账套区别我们可以看到两者对多组织架构理解的不同,面对集团数据的管理,SAP明显更加统一一致,有大集团的概念。而用友的处理明显就是有数据割裂感,不统一。

二、主数据维护的差异

主数据是SAP的概念,也可以理解为基本的业务配置信息,比如财务科目设置、供应商客户档案、成本中心(即部门)档案、物料(存货)档案,另外与用友不同SAP的基本主数据内没有人员档案一说(除非上HR模块),所以一般个人信息会建在供应商档案中。

个人认为主数据的维护规则是决定了用友和SAP的本质性区别。从用友的体系结构来看属于业务-财务的松结合,业务可以和财务脱离进行,比如很多企业由于自身规模和资金实力所限只上了用友的财务和库存管理模块,这样意味着企业只用软件管理库存存货的数量,库存金额并无来源,需要财务单独系统外核算,单独在总账内手工制作凭证。业务数据可以和总账数据对账不一致。

SAP属于业务-财务紧结合,业务数据必定会生成财务凭证,比如仓库的一个物料移动一旦点击过账就会自动生成财务凭证。意味着业务的异动和财务的异动是同步进行,这也决定了SAP基本信息维护时的关键性和重要性。这一模式也决定了用友系统和SAP的本质不同:用友侧重后端财务控制,而SAP侧重业务的前端和后端的关联性一致性。

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由于系统自动生成财务凭证,因此在维护每个业务信息的基本档案时必须维护相应的财务信息才能保证过账时的准确性。以最复杂也是最庞大的物料主数据维护为例,用友上的维护相对简单只要维护物料的基本信息(描述、物料号、分类、计量单位),其他信息可以根据企业实际需要自行维护。在用友的概念里,至少在笔者接触到的企业应用中,用友的存货档案的维护均和财务脱钩,不需要维护财务信息,也不需要财务审核维护的正确性。日常物料移动,只要未记账之前均不产生金额数据,凭证生成均由财务控制,可以单一单据生成单一凭证,也可以多单据合并生成单一凭证。甚至财务可以随时修改产生的凭证科目。

如下图即为用友的存货档案维护页面:

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而SAP的维护则复杂很多,除了必须有的财务成本信息外,还有采购、销售、质量、仓储信息,这些信息决定了这个物料在未来在SD、MM、PP、CO等模块的业务走向。例如,每个物料主数据中的财务视图维护包括该物料移动时对应的存货科目,如果不小心把原材料选成了库存商品科目,那么这个物料在自动过账时存货科目的发生一定是库存商品,导致科目入错,如果要修改必须将所有发生的业务全部冲回,才能修改主数据。由主数据引起的错误修改成本非常高。

下图即为SAP物料主数据维护界面,维护内容相当多:

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一旦前端维护错误,会造成后端财务账务错误,主数据的不规范性迟早会在后端财务体现出来,对前端主数据维护者的压力非常大。而且由于和财务密切相关因此主数据维护必须由财务人员加入审核或者制定明确的规则。

由于SAP本身系统较为复杂,主数据的维护规则异常复杂。这也体现出SAP的最大特性:前端业务的规范程度,企业的管理规范程度,决定了企业使用SAP能力。

比起用友,SAP是个完全的前端控制型软件,表达的意思通俗点说即为:只要前端业务控制得好,财务得到的结果自然好;前端控制的薄弱,立刻会在后端财务上体现出来;业务上的每个操作都会对财务有深远的影响。这种性质决定了财务必须对深入前端业务,了解前端业务,对前端业务有一定掌控能力,这也真是财务应有的价值所在。

不仅仅是物料主数据,供应商客户主数据也是同样,财务要对每个供应商和客户档案维护相对应的统御科目信息,如果有深入的信用管理甚至要维护相应的信用条件。

三、成本中心(部门)、生产订单之间的差异

成本中心是SAP的概念和用友中的部门概念大体相同,基本是一个企业组织架构的基本信息。根据设置的规则任何一个部门日常费用的发生都要挂靠成本中心(生成财务凭证时挂相应的成本中心),这点和用友并无差异。唯一的差别在于成本的发生上。

对用友而言,先定义成本中心,说明这些部门是可以用来进行生产业务进行挂靠生产订单和订单结算,如下图所示。

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用友系统中任何的工单开立都需要挂靠成本中心,成本以成本中心为主要结算单位,发出的物料和费用均需要挂靠成本中心,但不强制要求挂靠生产订单,生产订单 只是辅助的统计项目。对于那些必须挂靠生产订单的物料,需要有相关人员进行检查是否挂了订单。下图为用友的订单明细,每张订单都挂了成本中心:

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SAP与用友正好相反,而且要更复杂,生产订单是成本结算的第一基本单位,成本中心反而只是个统计指标,当成本中心和生产订单同时存在时以生产订单的规则为优先。在生产订单维护界面甚至没有相应的成本中心可以选择,只能选择生产线和工作中心,而生产线和工作中心间接对应成本中心,意味着生产订单和成本中心乃是间接对应。在用友里可以选择某个成本中心下的所有生产订单,而SAP只能选择某些订单归于哪个工作中心或者生产线,进而说明其是哪个成本中心。

下图为SAP中的生产订单维护界面,比用友复杂很多,工厂为必输项目,但没有成本中心的控制。由于SAP采用即时过账生成财务凭证的模式,因此生产订单的状态、类型及工作中心、BOM和工艺路线的维护非常关键。每一项都会影响后期成本结算的正确性。

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如果对生产业务稍有了解就可以知道,基本的生产业务模型为:

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SAP严格遵照着该生产模型的基本逻辑,要创建生产订单前必须创建完整的物料主数据、BOM、工艺路线、作业成本体系(后三者对于估算标准成本必不可缺)。

成本核算严格按照订单为最基本单位,就算是成本中心发生的费用也会按照每条生产订单的产量进行分摊,同时计算每条生产订单的材料实际消耗和报废率,然后同标准成本对比产生订单结算的成本差异。

用友则较为宽松,并不一定需要工艺路线、BOM和作业成本,即便挂到工单的BOM材料也可以随意调整。因为对用友而言生产订单仅是生产业务相关,并不需要按照生产订单结算成本,成本是财务的业务,成本核算由于财务统一控制,按照笔者的经验,在使用用友时期,成本核算也模拟订单结算的逻辑但均在系统外手工核算,结果再输入系统记账后存货价值变动。

从两者对比可以看出,SAP要求一个企业对生产制造业务有着深入、全面且精细化的管理体系,包括BOM、工艺路线和作业成本都需要有专职的人员和管理部门进行维护和管控,严格按照生产业务标准进行。这也意味着只有上一定规模和管理水平的制造企业实行这一套管理方法才有意义。

财务成本和生产制造业务的紧密结合,同时也决定了财务成本必须对制造业务有着深入的理解和控制力方可推行下去,否则同主数据一样,财务成本将成为垃圾数据集中地,财务成本工作的压力较大。而用友本身较处理方式较为简单,财务成本和生产可以一定程度上的脱离,体现出相互的职责明确,制造上的业务薄弱环节无法直接反馈到财务成本上,财务成本工作的压力较小,也一定程度上无法契合企业高标准的精细化管理的要求。

总体而言,用友和SAP在存货核算方式的最大差异是SAP统一使用标准价和移动平均价并行的管理模式:对于产成品使用标准价管理,新建物料主数据时会要求按照BOM和工艺路线估算一个标准价(或者说标准成本)日常发货和接收时以标准价入账,月结时根据生产订单结算成本计算一个标准成本与实际成本的差异,该差异在库存和消耗之间分摊,此时为实际成本。而对于原材料使用移动平均管理,一旦有新的采购入库下达,主数据内的价格就会更新,移动平均价逻辑和用友相似,可以理解为SAP是在每做一笔单据时进行用友式的记账,因此价格变动是连续的。由于这样的特性导致SAP需要维护每个物料主数据中的价格控制模式。

对于用友,一般企业无论是产品还是材料都采用移动平均价或者全月平均价的较多,月底统一手工记账,也就是说用友只有月底财务月结后才会有存货价值,平时价值都为空,平时的物料移动并不产生凭证,也就是说财务想要实时知道当前企业有多少库存占用资金是没办法的。

由于用友的控制特性比较松,因此不需要每个物料维护一个价格控制模式,用友的价格控制模式都是在仓库信息中维护,相同仓库的采用同一个存货计价方式,同一个仓库同一个物料号只有一个价格,不同仓库可能有不同价格,不仅会造成同一种存货价格不一直,也会造成物料在仓库之间调拨会造成价格上的差异。

而SAP则反而仓库(库位)被弱化由于全部属性由每个物料的主数据决定,因此仓库并不起任何存货计价方面的作为,仅作为类似于一个物料分类的存在,但SAP内不同工厂价格体系可能不一样。SAP的工厂区分了采购、物流和成本结算的不同,对于同一个物料号而言同一工厂下,不管在哪个库位都只有一个价格,但在不同工厂下受物料移动的履历不同可能会不一样,比较符合实际业务场景。

下图为SAP内的物料价格变动历史记录,每次收货会引入新的价格变动导致结存价格变动,出货时会按照最新的结存价格发出。

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下图为用友的物料明细账,原理同SAP每次收货会引入新的价格变动导致结存价格变动,出货时会按照最新的结存价格发出。但唯一的区别就是,用友可以控制什么时候记账,按照用友的逻辑只有记账后才会重估结存金额,实际上财务在月底结账,因此记账都在月底统一进行,这时价格变化就统一在月底,实质上月底汇总所 有的本期入库价格加上期初留存金额统一计算一个结存金额和结存价,将价格回填所有的出库单。因此用友上的移动平均价又有点类似全月平均价

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成本结算方面,第4节已有提及不再赘述,详细论述请见链接。

四、报表和期间概念的差异

从SAP的内部报表形式来看更贴近原始的数据库查询,而用友的每个模块中报表都是一个独立的功能并不是简单的SQL查询,其复杂程度可以和该模块的一个功能相媲美。由于SAP一大特色就是实施只是实施功能和业务流,报表需要另外二次开发,导致在开发不到位之前用户使用困难,尤其是对报表需求比较高的财务而言。因此也有一种说法,SAP的使用程度和报表开发的能力密切相关。

另外SAP即便有快捷的QUERY自定义报表,但无法获得像用友一样的有类似出入库汇总表这样随着筛选条件变化而汇总方式变化的动态汇总表。

下图是用友自带的财务明细账报表,从功能模块结构可以看出报表乃是用友每个模块深入源代码而开发的核心功能之一,并非简单的写数据库查询得到的结果:

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SAP的自带报表不太能满足中国用户的需求,根据从业者的阐述SAP在国内应用最大的绊脚石也是没有为中国订制的财务报表系统,但SAP报表的最大好处是便捷高效灵活的二次开发能力,对于供应链相关的业务部门和财务部门而言反而是巨大的优势,另外在报表查询和二次开发上有着用友不可比拟的灵活性。下图为笔者自行 开发的明细账报表,内容大致和用友相似,但没有期初期末的数据(涂黑部分为成本中心名称和凭证摘要):

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五、从软件差异看管理理念差异

下表为笔者整理的SAP与用友的差异清单。

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从清单上可以看出基本的几点,SAP对企业管理水平要求较高,因为首先其业务模式支持较多,功能表复杂,逻辑规则非常严谨。

这也意味着上了SAP的企业必须持续不断地去改善自身的业务流程和管理规范,哪怕是看上去尤其是国内企业经常会忽视的,比如主数据的维护和BOM维护等日常性基本工作。管理无小事,事事须重视;从源头解决管理问题,管理制度化规范化,流程要稳定,财务数据必须真实反映业务实际和管理实际不管是好是坏,这是SAP倡导的最核心概念。这也是国外管理中最为务实的理念。另外毫无疑问,对于财务人员而言相当于触及了每个业务模块,所以对财务尤其是成本工作的人员要求非常高,不但要了解整个体系业务逻辑还要有规划和控制其他业务模块的能力和权力。

从用友的软件架构和同SAP对比可以看出,用友是带有强烈中国特色的软件,定制化的报表模块基本是为国内用户开发。同时本身也朝着国际化软件的方向发展,但其基本架构适应了国内中小企业的一些明显特征。比如对前端业务的规范管理缺乏重视或者说关注度不强,但对后端财务却有各种账务调整的需求,这也造成了软件刻意让业务和实际保持一定程度的脱离以适应这种管理需求,这也说明国内中小型企业普遍存在的问题。但无疑对于财务而言只调整一笔总账,比在SAP上不断地调整业务进而来调整财务数据来得简单快捷多,而且风险较小,财务调整可以不影响业务调整。

总结语

我们会经常看到非常多企业将国内ERP替换为SAP的案例,就是因为很多企业发展壮大之前,因业务规范管理和控制上往往力不从心,只求账务能做到灵活调整,再者从成本的角度来说,选择国内的ERP系统实施是一个比较优的选择。但随着企业规模的发展壮大,对前端业务的管理有迫切改善的期望,对精细化管理的需求也迫在眉睫,因此最终都会考虑替换成SAP系统来满足自身发展的需要。

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