有了 ERP 软件,你为什么还依赖 Excel 表格?

一、Excel 是所有人使用最高频的软件。

做供应链计划的小伙伴们一定很认同吧。

我经常会问人要各种交货、排产、产能、预测、订单的数据。我得到的是各种格式的 Excel 表格,然后再花费一定的时间(取决于数据的质量)进行处理,上传到 ERP 系统或是用作数据分析。在此期间,我很可能会吐槽对方回复的速度、数据的质量、公式的错误……

吐槽别人以后,我发现自己也是深陷在 Excel 里的人,非常依赖电子表格。明明我们也有 ERP 系统,却每天还在使用各种表格统计数据信息,这是为什么?

有了 ERP 软件,你为什么还依赖 Excel 表格? 图1

二、有了计划系统,为什么还要用 Excel?

想要回答这个问题,首先要来回顾一下供应链计划软件。

01、MRP 的逻辑

我们知道 ERP 的起源是 MRP,它是最早出现的供应链计划理论,然后才有软件公司开发出相应的系统。MRP 是根据需求数量、物料清单 BOM、库存数量和主生产计划,来告诉人们需要购买多少数量原料、需要什么时候运到仓库,这套逻辑一直沿用到现在。

02、为什么要把数据保存在 Excel 里?

因为我们需要对数据进行再加工处理。

由于早期计划软件的功能有限,系统所能提供的报表功能很少。我们不得不从系统中提取数据,另存在电子表格中,然后在 Excel 里对数据进行各种处理加工,直到能够满足自己使用的要求。

另外一个因素是系统内在的矛盾。最初的 MRP 是每月更新一次的,这是因为那个年代产品 SKU 数量很少,需求预测很稳定,在当时的情况下是可行的。但现在人们都喜欢追求个性化的商品,市场上 SKU 品种繁多,每个月都有大促,需求波动远超从前。时代变了,而 MRP 有点跟不上时代的步伐。虽然现在的 MRP 可以每天运行,但是物料的采购计划却不能时刻在变,否则就会推翻了前一版制定的计划,给上游供应商造成极大的困扰。这种动态的需求和静态的计划的矛盾,使得物料计划必须用 Excel 表格,把当前这个时点的数据保存下来,才能化解系统的紧张。

03、迷之自信的 Excel 高手们

有些 ERP 系统太过于古老,没有定制化表格模板的功能。我们需要从系统中获得各种数据,经过汇总、筛选、查询、计算以后,获得所需要的信息。由于大家对表格内容和展示结果的要求是不同的,每个人都会根据自己的想法,制作出各自想要的表格。在这些「个性化」的表格里,凝聚着表哥表姐们独特的思考逻辑,闪烁着他们智慧的光芒,散发着迷之自信。诚然,有些表哥表姐是真正的 Excel 高手,思维逻辑清晰,通过他们多年经验精心打磨,做出来的表格让人一看就懂,还可以应用在其他的场景里。然而,还有一些表格就不那么友好了,具有高度的个性化,除了创建人以外,其他人很少会用到。其他使用者应用此类表格时,效率很低,而且容易出错。

面对这些非正式的、高度个性的表格工具,很少有人会去挑战它们的逻辑是否正确,内容是否完整。大家都相信表格的创建人会维护这些 Excel 文件。然而并没有,即便是自己写下的公式,你也不会经常去验证是否正确,只有报了错才会去检查。很少有人对抽象的公式感兴趣,除非是硬核的 Excel 玩家。如果连自己写的公式都不愿意看,更不用说去检查别人的了。

从计划系统导出数据,做成的 Excel 表格难免存在错误,而且很难被察觉出来。失之毫厘,谬以千里。

三、如何让 Excel 插上计划的翅膀?

01、存在即合理

我们必须承认,Excel 太过于强大,做供应链计划根本离不开它。Excel 是如此好用,容易上手,而且功能越来越强大。如果数据处理量在几万条以内的,Excel 完全可以胜任。既然如此,就让我们和 Excel 长期友好相处吧。

02、坚持使用系统的理由

我们要坚持使用系统,因为系统内的数据是实时共享的,而且运算逻辑经过了反复地验证,可以减少人为计算的错误。即使系统存在不足,我们还是要坚信系统的能力。

与此同时,系统需要快速迭代。为什么我们会依赖 Excel?不就是因为系统更新节奏太慢,赶不上外部商业环境的变化,满足不了我们对数据处理的要求。

在此,大胆预测供应链计划软件的发展趋势:

1)轻松开发报表

使用者可以更加轻松地开发定制化报表。数据是由最小单位的单元格组成的,储存着各种信息,使用者可以根据自己的想法和要求,灵活地开发出各种报表,然后用图形化的方式展示出来,让所有人都能一目了然。

2)云端存储

数据存储在云端,多个用户可以协作。在任何地点、使用任何设备都可以访问,也不怕系统宕机和恶意软件的攻击。

3)快速迭代

目前外部的市场环境变化得很快,供应链计划系统必须快速迭代,才能满足日新月异的变化。系统不及时升级,早晚会变成 Legacy System。

03、供应链计划系统与 Excel 的完美结合

SAP IBP(Integrated Business Planning 集成业务计划)是一款基于云计算的解决方案,由 SAP HANA 提供内存技术支持,结合了销售和运营规划 (S&OP)、预测和需求、响应和供应、需求驱动的补货和库存规划。利用强大的供应链分析、What-if 模拟、缺货预警等功能,提高供应链的响应能力。

SAP IBP 与 Excel 有着完美的融合,在 IBP 中有 Excel Add-In 加载项功能。SAP IBP 中的 Excel 计划视图使用方便,操作灵活,可以查看和更改计划。使用者可以根据管理员创建的模板创建计划视图,也可以不使用模板,创建个性化的计划视图。使用者可以对一些关键数据进行手动调整,如产能或成本参数,也可以手动修改共识需求。Excel 视图提供了良好的用户体验,同时保障了数据运算准确高效。

基于 SAP 云计算的 IBP,实现了系统快速迭代,每个季度会推出新版本,不断自我完善升级。IBP 已把需求驱动 MRP(Demand Driven MRP)的理念落地,在最新的2008版本中,用户可以在多个位置上设置解耦点(Decoupling Points),提升供应链的敏捷性和响应速度,并成功缓解了牛鞭效应。

SAP IBP 强大的数据查询、统计、集成功能,适用于多个供应链计划场景,包括库存优化、需求驱动补货、预测管理、产销协同等,实现端到端的可视,同时实现了供应链计划与 Excel 完美结合。

电子表格或许永远不会过时,但受制于在线协同功能、不能跨设备应用、不支持实时决策等条件,难以承担供应链计划的重任。数字化变革的浪潮已扑面而来,这正是供应链计划系统升级迭代的大好时机。浓缩了诸多行业成功实践经验,拥有更快的内存处理速度、强大的机器学习能力和丰富的模型算法,SAP IBP 正在帮助企业打造更具有敏捷性的供应链,从容驾驭市场需求波动,通过端到端供应链的可视性,穿越不确定性的迷雾。

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