基于SAP ERP系统的企业内部审计介绍

引言

      企业内部审计是建立于组织内部、服务于管理部门的一种独立的检查、监督和评价活动,它主要用于对企业会计及相关信息的真实、合法、完整,对资产的安全、完整,对企业自身经营业绩、经营合规性进行检查、监督和评价。一般来说,只有达到一定规模的集团公司才会设内审部门,因为集团公司管理层级多,内控风险点就多,为了加强管控,就要有独立性相对较强的部门进行这方面的工作。内部审计工作的主要内容有离任审计(经济责任审计)、日常的专项审计(针对某项资产、存货、往来款项等)、内控风险测评,以及舞弊审计等;总之,企业内部审计的主要职能是为企业生产经营提供服务,并对企业经营活动进行评价与监督。

赛锐信息:基于SAP ERP系统的企业内部审计介绍 图1
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一、SAP系统内审

      SAP ERP 应用企业的内部审计需要通过共享SAP系统数据资源,开展更加深入的内部审计,提高审计效率和效果,实现由传统的“事后”审计向事前参预、事中监督,事后评价职能转变,从而增强内部审计工作对企业经营管理活动的服务职能。要实现这一目标,内部审计工作必需能够充分利用SAP系统相关资源,从SAP系统中调取审计所需数据及相关资料,并对以财务核算模块为核心的其他相关资源加工模块实施监督,即SAP管理系统应赋予内部审计”超权限”职能。要实现内部审计”超权限”职能,可能通过两种途径获得有:

  1. 将内部审计设计SAP系统中一个子模块,赋予该模块”一定”的超权限,可以实施在线监督其他相关模块业务处理,或调取业务数据,但无权修改相关业务数据。
  2. 设立审计独立端口,后续开发相关审计软件,实现审计软件过审计端口进入SAP系统,实现在线监督。

     然而在传统场景下,企业内部审计必须参与SAP系统管理,而SAP又不可能赋予审计部门跨”工厂”处理数据的权限。一些公司为适应内部审计的要求,在SAP系统中给予审计部门跨部门浏览数据权限,但仍然无法实现审计部门跨部门调取和处理数据的要求。内部审计的”内部性”特点,决定短时间内无法”量体裁衣”的针对内部审计开发出专用审计软件。内部审计利用SAP系统实施审计主要途径就是将各部门数据从SAP系统中导出,经EXCEL等数据软件二次处理实施审计。

      企业内部审计的发展趋势是由传统的”事后”审计向事前参预,事中监控、事后评价发展;利用SAP系统资源优势,能够事半功倍地实现对企业经营活动的全过程审计,把一些原先只能事后审计事项提前布局,提高审计效率。

二、财务资金安全监控

      企业内部审计的一个重要职能就是对企业资金运作进行监督,保障资金安全,防范资金风险。FICO(财务核算模块)是SAP系统的”中枢神经”,其主要职能可分为会计记账和财务决策,通过与物资采购部门、生产单位、销售单位和其他集团(或公司)单位通力合作,实现企业”资金-实物-资金(增值)”过程。充分利用SAP系统,审计调阅财务部门的资金计划,与各单位资金需求及资金收支情况核对。针对大额支出项目,根据资金管理制度要求审核资金申请、审批、复核及支付全过程监督,核对相关业务真实性、付款依据等支付凭证。对不符合资金管理规定的资金支付项目,及时向财务部门进行询问。

     审计部门每月可以过SAP系统,对单笔金额超100万元,累计金额超过500万元应由公司经理审计项目,逐笔审核其申请计划、资金计划、相关合同、付款申请及审批手续;对单笔金额50万以上,累计金额100万元,应由主管经理或部门经理审批项目,按50%比例抽查相关付款手续;而对50万以下资项目,按20%以上比例抽查相关资金支付手续。确保资金支付经适当授权。在每个会计期末,监督财务部门对资金支付以后的到货情况、金融资产投资情况、与客户对账情况进行核对与落实。重点关注货款已付但货物长期未到、账面长期挂账应收款项与金融资产投资情况,防止公司资金失控风险。

三、物资采购环节审计

      物资采购是企业生产的第一个环节,也是企业营运资金的起点。采购部门负责根据生产单位报来的生产计划和仓库编制采购申请,并核对实际库存后,根据需要编制采购计划,报主管经理批准后,按计划数量组织招标并实施采购。采购物资的多少、质量好坏直接影响库存资金占用和下游生产及销售。因此物资采购是企业内部审计的一个重点环节。在SAP系统管理中,生产工厂根据需要,按物资编码生成请购订单;采购单位经综合平衡后,形成采购订单,并生成采购合同;必需正确输出合同,相关单价与规格由计算机自动生成;物资到厂后,必需经验收人员按合同验收后,才能由仓库保管人员办理入库手续。

     例如,在对集团下属某子公司采购环节进行审计时,发现该单位物资采购部门不按采购计划实施采购;采购合同只写金额不明确数量,存在超合现采购情况;根据合同验收的物资与中标物资规格型号严重不符,存在以次冲好现象;而这些问题的存在,造成该公司一段时间内库存积压,并给集团公司造成一定损失。而在以往的审计过程中,因审计时间的滞后,曾导致采购环节存在的问题未及发现。SAP系统实现了从采购计划、合格供应商管理、招标情况等进行源头参预,采购单位必需正确输出合同,相关单价与规格由计算机自动生成;物资到厂后,必需经验收人员按合同验收后,才能由仓库保管人员办理入库手续。审计部门只需核对计划、合同、入库物资和中标结果就能明确相关物资采购程序手续是否规范地否履行完毕。这样就有效地避免了因监督滞后而带来的种种弊端。

四、销售环节审计考核

      企业销售审计的重点应放在公司销售政策制订及执行效果分析,抽查是否存在先发货后收款现象。并关注驻外销售公司销售指标完成情况,并对驻外公司销售业绩实施评价分析。

     例如,某集团公司的销售政策遵循”不来款不发货”.要求货款回收率100%,除个别特殊项目产品外,严禁欠款发货;根据这些特点,SAP系统设计为开出提单时,客户账面余额大于或等于本批应发货物金额;基于此,陆续实现了集团本部与驻外销售公司数据对接,一方面利于集团本部与驻外公司核对产品收发存情况,另一方面有效的监督了驻外公司货款回笼情况及销售价格执行情况。

五、成本费用考核及全面预算监控

      现代企业管理理论要求企业尽可能做到“以销定产”,降低生产成本;各工厂组织生产应尽可能考虑预算指标,按订单精确归集生产所消耗的全部费用,各职能部门应根据完成整个订单所耗用机物料归集相关订单成本,核算产品成本,组织生产,防止浪费。企业决策层围绕企业战略目标,下达的预算指标,实施全面预算管理,需要管理层及各中心(或工厂)层层下达,逐级完成,才能保证总体目标的实现。

     企业内审部门应基于SAP系统输出的生产单位每月生产报表及订单资源消耗情况,对记入成本项目内容进行审核,并与标准成本进行比较,及时核对财务部门核算的该批产品边际贡献;当成本或边际贡献与预测目标差异较大时,应与生产单位和财务部门及时进行联系,找出差异原因;对于生产浪费造成成本升高的,应找出生产过程中存在管理漏洞,督促相关部门完善制度避免损失;对确因销售价格过低而导致边际贡献较小时,应建议销售部门与客户协商,提高销售价格,保证企业正常利润。

六、库存管理的效益性审计

      SAP系统的一个重点特点,就是能够得到各”工厂”库存材料及产品收发存情况和实时库存状况。企业审计部门可以根据审计需要,对各”工厂”库存情况实施监督,以确定某项采购计划是否继续执行;并可针对”个别”金额较大,长期积压库存实施重点审计,找出企业管理活动中的薄弱控制点。

     例如,某装备制造公司审计时发现产成品年末库存呈现逐年递增情况,导致企业库存增加的一个重要原因是股份公司采购计划出现问题;采购部门未充分考虑备件生产具有周期性特点,当生产单位报需求计划后,采购部门看到库存物资中没有该备件,就向该制造公司下达采购计划,该公司根据每月下达的采购计划组织生产。导致同一备件重复生产,造成备件积压。

七、智能审计平台助力企业内审

     赛锐智能审计平台解决方案集审计项目管理、数据分析管理、风险预警管理于一体,主要服务于企业内审和信息化管理部门。方案基于SAP系统的用户操作行为日志,提供特殊用户操作行为或自身安全检测功能分析形成的安全事件日志,为审计平台提供统一可配置的面向用户行为的日志数据源;持续不断的完善企业经营审计指标体系,推进交易界面风险控制点固化到信息系统,进一步通过数据挖掘构建数学模型,如违规及舞弊行为画像,探索大数据审计,完善风控体系建设。

关于赛锐信息

作为SAP的资深合作伙伴,赛锐信息是一家专业提供SAP行业化管理软件解决方案的顾问公司,致力于为企业提供SAP ERP系统咨询服务、IT规划、业务流程优化、信息系统实施、行业信息系统方案开发,运营外包及售后维护等全面的服务方案。已服务1000+家不同行业、规模的大中小型企业客户。在电子高科技、汽车零部件、印刷包装、医疗器械、快消品、专业服务等行业信息化管理领域具有领导性地位。

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