SAP License:关于MRP产生的采购申请检查、与采购部的衔接处理

一般来说,由于主数据设置不见得非常合理和准确,MRP运行出来的采购申请,往往需要MRP控制者(真正的员工,不是系统概念)去进行检查和干预,确保数量、日期等内容的正确。而这种采购申请一般来说是不需要进行审批的,理论上来讲,只要运行出结果,采购部即可据此进行采购。这就可能会出现MRP控制者还未检查完毕时采购部已经执行了采购的现象,而这不是我们所希望的。 尤其是系统初上线,这种情况就更容易出现。因为一般来说旧系统中的数据不太合格,数据迁移的时候又时间比较紧,顾不得去修正。

SAP License:关于MRP产生的采购申请检查、与采购部的衔接处理 图1

如何解决此问题?MRP控制者和采购员之间如何衔接?这需要从业务上做出决定。

第一种选择:采购部必须先等到MRP控制者已经确认完毕后才去执行采购。在系统上线初期,有较大数量的主数据是为了满足系统的要求而估计填写的,会有很多错误。如果直接据此下订单,非常可能导致很多缺货或者爆仓。建议采用这种选择,先审查再执行采购。

第二种选择:采购部发现采购申请即执行采购。如果MRP控制者发现有错误的主数据导致的错误采购申请,并且已经被执行采购时,即申请更改主数据,并及时进行补救。比如通知采购部取消订单(如果还来得及),追加手工采购申请等。系统运行稳定后,主数据在较长期的实际工作中被调整到一个适当的水准,为提高效率,建议采购这种选择。

如果采用第一种选择,采购员必须要知道如何区分已经检查过的和未检查过的采购申请,意味着MRP控制者在对采购申请进行检查和更改之后,必须对该采购申请给出一个标志,使之区别于未检查的采购申请。我们可以使用“固定”标识和创建标识这两个字段来实现这种功能。由MRP运行产生的采购申请,其创建标识会被自动设置为“B”,“固定”标识会被自动设置为空。我们可以从业务上规定,如果MRP控制者已经对采购申请进行了检查,他必须去更改该标识为“X”,即在屏幕上把这个勾打上。这个勾的位置在采购申请项目细节的“数量/日期”页面上(“固定”ID)。需要补充说明的是,一般来说,如果MRP控制者手工去更改了这个采购订单,系统会自动把“固定”标识设置为“X”。但这不是绝对的。并不是所有的更改都会导致该标识的改变,比如抬头的文本甚至是物料描述字段都不行。所以MRP控制者每次必须人工确认此标识的状态。

为了使主数据更准确,作为MRP控制者,每次发现欠妥当的采购申请之后,除了更改采购申请本身,还要对主数据设定进行适当的调整。

对于采购员来说,他们需要在使用ME57分配供应源的初始屏幕上进行适当的选择。不幸的是,SAP的标准界面并没有提供这两项选择条件。你必须选择工具栏上的“动态的选择”(也可以按组合键Shift + F4),把动态选择的小屏幕调出来。点开左边的“采购申请”前面的小三角,翻页找到这两个字段并双击之,它们就会显示在右侧。采购员可以使用相应的组合条件来处理自己心仪和喜爱的采购申请(不要以为我用错了词,洒家是故意的)。

比如,要处理所有MRP产生的、已经经过MRP控制者检查过的采购申请,可以在创建标识里选择“B”,在“固定”标识里选择“X”。要处理所有人工创建的采购申请,就在创建标识这个字段里选择“R”而不是“B”。

如果每次都这样做比较麻烦,可以把这个屏幕以及选择条件保存起来,做成一个屏幕变式。每次再进入ME57的时候,只要选择该屏幕变式并做适当更改即可。

如果采用第二种选择,则不用如此麻烦。MRP控制者不用做标识,采购员也直接选择合适的采购申请做单即可。

有人会说了,何必这么麻烦?设置一级审批,给MRP控制者一个审批权限不就完了?

本人非常同意这种看法。但是有时候人在江湖,身不由己。推广项目的审批设置往往不由本地作主,这就叫无可奈何。我本将心向明月,奈何明月照沟渠啊!有次同事向中央组提出一项改进的建议,结果被反复挑战。最后逼急了,法国老头问了一句话:Can the users live without this setting?我心想当然can啦,你就是把SAP撤了他们也照live嘛,无非是做事的时候要小心一点嘛。可是我们作为被雇来问的顾问,干嘛吃的呢?

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