SAP:项目管理金律

SAP:项目管理金律 图1

每个项目都是独一无二的。然而,成功的项目管理还是有一些共性的,这就是项目管理的金律:

• 好的开始
• 熟知你的客户
• 定义项目范围
• 有计划的消除不确定性
• 管理风险
• 打造获胜的团队
• 信守团队承诺
• 真诚的沟通
• 使用项目管理计划
• 形成正式的文档
• 计划好结尾

牢记这些重要的原则,无论是你在按查阅PJM中的任务、交付件时,还是应当在日常项目管理中。

好的开始

如果你开局不利,就会困难重重,并难以翻身。

项目也是这样。计划是项目中的关键。
项目失败通常就是因为一些基本原则一开始就没贯彻执行。在项目开始阶段,这些规则就应当被严格遵守,为这些规则的建立的组织、框架也应当在项目的自始至终保持住。

熟知你的客户

知道这个项目成功的话谁会是最大的受益者,以及如果失败的话谁的损失最大。

你需要去了解项目的利益相关人,还要知道谁为项目提供资金。通常两者是不同的人。理解他们的权力范围,明确什么情况下以及如何向他们提出协助,项目需要他们做些什么。
只有目标一致、方向清晰,所有参与部门的管理层有提供有力的支持,项目才可能成功。
取得各个管理层支持并且能开放自由沟通的最有效方式是确立一个指导小组,或是包括主要受益方的项目委员会。
记住你的客户购买、实施、使用系统。如果你支持好他们的目标、职务、需求,你会从客户那取得真正的商业利益,并感觉好工作的成就。

定义项目范围

应当与客户就精确工作的范围与条款约定达成一致。

项目范围要足够的明细,这样才能形成一个合理的计划,并为变更控制提供依据。你应当理解顾问的工作范围与客户业务目标的相关性,以及客户希望取得的真正成果。

有计划的消除不确定性

不要试图与计划你不明白的东西。

风险管理最简单有效的方式是建立短期的、明细的计划。明确计划好当前阶段,然在总体上计划好未来的所有阶段,包括关键的里程碑。把你所有的假设都在计划中标明,特别是会对持续进程有影响的进程。把让客户确认好这些假设.
把控好未来,同时记住:只有短期的事才能被合理的确定。

管理好风险

确定好关键风险,分析他们的影响,确定好控制策略。并做好应对意外的计划。
关注各阶段的风险,在第一时间就识别出风险采取对策。任何需要、范围、方法、设计的变化都有纳入到计划中。

打造获胜的团队

合理搭配组建好你的团队。

你需要相当的坚决,才能在需要时争取到最好的人。无论是内部还是外部资源都是如此。在选人时先关注他们的优点与特长。其次看他的应变能力。最后考察他个性与整个团队的融合性。

信守团队承诺

大家花时间在一起,让所有人都对项目的目标有一种主人翁的负责感。

解释好项目的目标,以与客户目标的关系。描述这些目标将如何通过这个团队去实现。这对于中途加入项目的同事非常重要。
让整个团队信守承诺的方式,就是让每个人都明白并实现自己的职责。鼓励让每个人负责,让团队成员都知道你想要的预期,并将如何考量效果达成一致。
提供最好的工作环境,始终和团队待在一起,让每个人都愉快的分派到任务。花时间感谢你的成员,特别是对那些做出额外贡献的成员。称赞是打士气的最好方法。

真诚的沟通

让团队和项目干系人一起建立沟通与进度报告的标准。坚持、诚实、经常性的去沟通报告。

让每个有预期目标的人,都不会有“突然的意外”。这需要你一直保持全局的关注。光有正式的汇报是不足够的,还要随时进行有专项的检查、讲解、简报。要时刻准备好。
尽可能的减少冲突,不要视图去完美的避免冲突。为意外做好准备,解决它,尽力实现双赢。

使用项目管理计划

项目管理计划是准确了表达顾问想如何去实现项目目标。

利用好实施方法论和工具。Oracle Method提供了一个完整项目实施方法论,以通过IT手段实业务目标。这个方法论提供了一套可遵循的预估、计划、跟踪、质量审查、变更管理、问题管理、文档标准。
项目管理计划应当说明项目的管理规范、实施过程、标准。还要说明如何检查,最低标准是什么。因此,客户对这份文档的确认非常关键。

形成正式的文档

你和客户的任何承诺都应当写下来。
需要形成的文档包括:可交付件、协议、决定、问题、解决方法、行动方案。把他们和所有的通信函和会议纪要分类整理好。写下的证据可以用来避免争端,解决争议。一分公平的合同应当对顾问与客户双方都能有效的保护。

计划好结尾

当你的项目持续推进,完成了所有的测试,记住:你历经千辛万苦才刚刚开始它的生命。

正确有效的项目收尾对项目成功非常关键。项目结束是项目过程最后一个需要变化阶段。早些计划好它。这是你离开时给别人的最后印象。准备好项目结束报告。总结一下过程哪些是正确的,哪些是错误,些哪可能会做得最好。这样的自我评估,对于未来的项目实施非常宝贵,也为他人提供了重要的学习经验。

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