SAP权限管理,我的理解

本人2001年至今一直从事basis工作,曾经是erphome-basis版主之一,管理过多个500人以上的sap系统N年。现将SAP权限管理,我的理解同大家进行分享。

SAP权限管理,我的理解 图1

关于运维阶段出现大量修改权限需求的若干问题:

一、建设阶段,建设和运维,ERP项目基本会分为的2大的阶段。项目启动至上线正式运行为建设阶段,这个阶段一般是由乙方实施公司主导完成。外部顾问会全权参与用户权限的设定。SAP系统中的权限会被外部顾问设计成用户名—角色(岗位)—事务代码。 这个阶段外部顾问会根据公司部门,岗位把事务代码按组分好,最后加给用户。因为系统是新建,用户-角色-事务代码关系也是新建,用户还未大量完整的使用权限,项目就结束了,对于外部顾问,不会有什么问题。

二、运维阶段,ERP系统正真运维阶段,是内部顾问和业务部门用户全部完整的参与阶段,这个时候之前的设计就可能遇到问题:

1、 减少事务代码的时候,出现问题:

一个角色,包含三个事务代码A、B、C,之前付给了5个用户,这5个用户都有A、B、C三个事务代码。某天,业务部门提出有一个用户,她改变了工作事务,她只需要一个事务代码,请basis拿掉其它两个不需要的事务代码,这个做法只有把用户的原来角色去掉,新建一个角色(只包含一个事务代码),加给这个用户,这时候新的角色(岗位)产生了,内部顾问需要记录这个角色,并且清楚这个角色的使用范围。 但是这样的需求会有很多,角色因为事务代码偏差开始大量增加,而出现一个用户使用多个角色需要变更再涉及到后面的权限对象,就很难理清了。所以有人说脏活累活属于basis.

2、表现为业务部门需求提出后,内部顾问是否改变原需求:

在增加事务代码上,内部顾问很可能改变原需求。某日,一个用户提出她需要MIGO这个事务代码,需求送递到MM内部顾问一看,如果给这个用户所拥有的角色只增加MIGO,这个角色又可能被其它用户所共用的,其它用户就也会有MIGO,这是不行的。MM内部顾问就很可能在已经有的角色中寻找,他发现了一个库管员的角色,里面包含有MIGO,他就会让basis把这个库管员角色加个这个用户。但是,这个库管员角色可能包含不止一个MIGO,它可能还包含MB51,用户没有提这样的需求,但她有了MB51。当然MM的地盘一定是MM内部顾问做主,但是这同原来用户的提出的需求并不一致,这个弊端说轻一点是不够严谨,说重一点权限审计的时候可能过不了,再重一点如果用户用她没有申请的权限做了出格的事情,追查责任的时候都会有。

出于上面的困扰,我在一个系统中曾使用过基于用户的权限设计,就是一个人一个角色, 角色不按岗位来而按人头来,其实就是弱化角色这一层,让整个权限只有用户和事物代码。这样的模型就同业务部门用户脑子里的一致了,他们按用户–事务代码来提权限,没问题。 但这样消除了共用角色,basis的工作量又会加大,不过权限清单拖出来的报表绝对是清晰的,和需求一致的。

3、问题的本质

内部顾问基于之前的角色(岗位)来管理SAP权限,而业务部门用户压根不知道有角色这个东西,他们只知道用户名和事务代码,他们提出的需求,都是用户-事务代码这两块,他们的脑子里就只有用户和事务代码表,所以因为信息不对称,就会出现矛盾。

SAP权限管理的一个审计痛处没有带数据的流程管理 (2017.7.10续)

SAP系统内权限的变更,来源于外部的变更申请,OA系统内的一次工作流程或纸质的签字文档,这个文档一般包含,业务用户提出申请、业务部门领导签字、ERP内部顾问、ERP项目经理签字。但是这个文档中,没有出现完整的事务代码,比如某天,给某五个用户加了若干事务代码这样的数据。

用户管理员按流程要求,在SAP系统中实施变更,但具体内容(事务代码)可能并没有完全包含在流程中,这种变更是很多的,日积月累后,可能堆了一大箱子,如果是OA流程可能走了成百上千个。某天,审计来了,他想看一个用户的系统内变更,系统外申请凭证,还有这个对应情况(权限管理员有没有乱做)。我认为他的要求是合理的,但是权限管理员可能要累死,他要在之前做过的全部申请中找出该用户的OA流程或纸质申请,而这仅仅是一个用户。

问题的本质:SAP有十万个事务代码,需要在线系统包含这些数据,并做到流程中去,这样后续才可用查询。

我想到一个解决办法:在SAP系统里面开发一个事务代码,ZSU01(每一次权限管理员在系统维护完用户权限后),把“外部变更号“,“SAP用户名”,“变更日期“保存到SAP系统里。输入变更号,带出用户名,选择用户名,保存。 做好用一点,对权限管理员增加不了多少工作量。但是这样以来,审计要的系统内外的对应关系就很方便的找出了。整个授权过程也是清晰透明可追逆了。

外部变更请求SAP用户名变更日期
OA12001陈伟2020-07-10
OA12002陈刚2020-07-11
OA12003李明2020-07-12

这个想法源于PP模块的BOM变更号管理,SAP呀,为什么对BASIS模块不使用这么好的功能。 这么多SAP的企业,有多少把这个系统内外权限管理做得很清楚的?

怎样更清楚的管理SAP用户权限?

基于我的最佳实践,如果按出我的方法,SAP的权限管理其实能够管理得很好,也很轻松:

1、简化系统复杂度:一个用户只有一个角色(还可以在加一个基本角色)。

2、简化维护人员结构:业务用户(提出需求)—> 内部顾问(按模块负责权限维护工作),不要再把BASIS放在中间。

3、严格按照流程:业务用户–业务部门领导–内部顾问–ERP项目经理。

4、BASIS管理内部顾问用户和开发用户。

以上4点,第1和第2点尤为重要,

第1点,一个用户只给他一个角色,角色的名字可以同用户同名。不这样做,只会造成事务代码和权限对象大量重复。

第2点,不要再让BASIS来维护用户的权限,如果多了basis这一层,会让内部顾问丢掉对SAP系统内授权情况的掌握。

试想一个MM内部顾问,他一定对物料和采购的业务人员是熟悉和了解的,他再掌握SAP系统内的授权内容,

他自己可以很清晰的比较出权限是否同实际一致。而一般一个企业一个模块用户在100个以内,这100个又正好在

人大脑的处理范围内。所以内部顾问全程参与管理,一定能把SAP系统权限管理得清清楚楚。

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