ERP系统物料编码十大原则

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ERP系统物料编码十大原则 图1
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物料编码对于制造类企业供应链管理作用是任何一个ERP系统优化不得考虑的关键环节!然而,影响编码原则的因素有很多,但归根结底就是由于对ERP编码原则的认识不清所致。

各个ERP厂商基础管理之物料编码的机制也存在巨大的差异,主要体现在自动与手工,程序算法对编码的处理效率两个方面。有通过手工输入物料编码而没有校验码机制的,也有无视编码压缩而导致检索、分析、查询、计算等操作效率天壤之别的。

自动编码方式是将物料按照某个纬度进行分类,确定编码的规则,操作人员在做新增物料操作时,系统根据物料的属性选择自动生成编码的机制。好的编码机制应该是简单的、便于机器操作的、同时应该是细致的,虽然没有一个公认完美的编码机制,但是在长期实践中,还是能总结出一些物料编码的原则。

物料编码原则

编码应该反映分类

在打印报表时,同类之数据才会被汇总于一处,将方便被比较或汇总。分类之一般原则是大分类号在前,小分类号在后,依序排列。例如编号时,可以第一、二码表示大分类,第三、四、五码表示中分类,第六、七码表示小分类,之后编以几位码的流水号,如果担心日后有新增资料发生,则可以在分类号或流水号中预留一些空号以便日后可以插入。

编码应该反映顺序

排序是计算机强大功能之一,资料在打印或查询时通常会依资料编号的大小顺序由小到大(或由大到小)排列。因此如果我们需要资料在打印时按照某一种顺序来排列,就应该在编号时对于资料编号之大小顺序事前加以规划。

变动属性不应纳入编码

有些资料之某项属性如果在未来有可能发生变动,则绝不可将该属性纳入编码中。否则,一旦发生变动时,是否要修改编码将会成为十分困扰的抉择。例如员工所属部门就不可纳入员工编码中,因为员工调动部门是经常可能发生的。其它如客户所属之责任区,商品之分类别 (Group Code),业务员的所属区域等等。正确的方法应将这些属性另设独立的字段表达。

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编码愈简短愈好

编码之目的在求简化,如此,可以节省阅读、抄写、输入的作业时间,增加数据处理之效率;再者,由于编码简短,在处理的过程中出错的机率也能够因而降低,因此编码位数愈少愈好。

避免采用有意义编码

很多人在设计编码时都希望让编码反映某些意义,目的在使编码容易记忆或者可以望字生义。因此往往以英文单词前缀或缩写字母冠于编码上。在物料编码时则喜欢把一些规格、尺寸等属性直接反映于料号中。

或许在资料笔数少时,这种方式的确可以获得一些方便,但在资料笔数庞大时,此法事实上已收不到易记的效果,反而使分类性、顺序性、弹性及唯一性等更重要的编码原则难以兼顾,结果只是徒增编码工作的困扰。

有许多公司,特别是电子电机装配业常常就是为了要理出有意义的料号体系,而使得编码工作变得异常艰巨、耗时,甚至编到一半就夭折而难以接续下去。再不然就是勉强将现行料件都编上了料号,结果日后有新增的料件时,却发觉实在不易遵行原来的原则来进行新料件的编码工作。

事实上,料号仅是料件的代码。是在计算机化时作为使用者与计算机之间的沟通工具而已。它甚至可以不需要具备任何意义,如果能体认这一观点,那么即使有上万笔的料件,也可以在短短两、三周内就完成整个编码工作。

避免使用英文字母

就是说最好全部用阿拉伯数字来编码。一则可使键入编码的作业效率提至最高,一则可避免数字与某些英文字母因为形象或读音雷同而产生混淆的情形。如果非用英文字母的话,则英文字母最好排在编码之前几码,且位数必须一致。千万要避免英文字母与数字混杂使用。

避免使用特殊符号

有人为了使编码段落分明而在编码中使用“-”符号,或者在编码中夹杂“*”“.”“/”等特殊符号。这些符号之使用将影响输入之效率,而在口述编码时亦会造成不便,因此最好避免采用。其实编码在使用一段时间后自然会适应,不必刻意去使用一些特殊符号让段落分明。如果非用这些符号不可,则应该让符号出现之位置加以固定,否则反而易生困扰。

编码长度应求一致

编码长度一致可使阅读或输入时一眼即可发现异常错误。再者,一致之长度在我们附加检查号码时也将方便许多。如果在实际编码时很难求取编码位数之一致,则至少要求同一类者位数一致。

编码应有防错功能

当编码位数愈长时,我们在阅览、口述、输入一串阿拉伯数字构成的编码时,发生错误、漏字、次序颠倒、重复等错误的机率就愈为频繁。有时这种错误会导致资料张冠李戴之严重后果。因此只要编码长度超过六码以上者,就应该考虑在编码后加上一位验证码,而视为编码的一部份。如此我们即可用计算机来判断并警告资料输入时发生的错误。

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