SAP License:SAP-PS-七日通 概念篇

项目管理系统(Project System)是ERP的一个集成解决方案,它的目的是帮助企业执行项目管理中的所有任务,因此它包括了在项目所有阶段的各种功能。ERP的项目管理涵盖了两类项目:客户项目和成本投资项目。客户项目是指以销售为目的,根据客户需求执行的项目。这类项目和销售模块有很强的联系和集成。在造船,建筑,工程,服务,军工等各种行业有广泛的应用。成本投资项目是指企业内部各种类型的项目,这些项目的成本在项目完成后或者资本化或者费用化,包括研发项目,投资项目,IT项目,设备维护项目等等。这类项目在各种行业的应用更为广泛。

1、概念

1.1项目定义(Project Definition)

项目定义是一个总括的项目描述。项目定义为将来项目计划阶段所要创建的所有项目管理对象提供了一个框架。

1.2工作细分结构(Work Breakdown Structure)

工作细分结构是以层次结构的形式将完成一个项目所要执行的任务层层细分所形成的项目结构。它提供了关于项目的概览并且构筑了项目的组织结构和协调合作的基础,同时显示了项目在工作,时间和金钱上的花费,可以应用它来计划时间,成本和分配预算。

工作细分结构中的每一项任务被称为WBS元素(WBS Elements)。和别的项目结构对象一样,系统在WBS元素中维护了很多信息。比如有关于组织结构关系的信息:公司代码,业务范围,工厂(物流模块),设备或功能地点(工厂维护模块),利润中心等等。再比如在基础信息中有三个标志:

1.2.1成本计划

如果要对这个WBS元素计划成本,我们必须指明该WBS元素是一个计划元素。

1.2.2成本对象

如果想将实际成本和承诺记录到某个WBS元素,我们必须指明该WBS元素是一个成本对象。如果这个标志没有打开,该项目中其他能够分配成本和承诺的对象(比如内部定单,网络或采购定单)也将不可以分配给该WBS元素。

1.2.3开票

如果想将收入确认到某个WBS元素,我们必须指明该WBS元素是一个开票元素。还有很多信息被分别组织在项目责任,控制数据,凭证,开票计划,结算规则,在建工程,资本投资计划等等视图中。

1.3网络(Network)

和WBS不同,网络描述的是项目执行过程。网络是一种在项目进度安排,成本和资源安排的计划,分析和控制工作中很有用的技术。我们可以将网络分配给项目定义,WBS元素或者销售凭证。

构成网络的关键元素是活动(Activity)和活动之间的关系。活动具有以下特征:它们持续一定的时间;它们有明确的开始和结束;它们执行的过程不被中断(指如果有中断应定义多个分开的活动);执行他们需要一定的资源;它们引起成本。活动如图一所示可以分配给WBS元素。

ERP项目系统区分三种主要类型的活动:内部处理活动(Internally processed activities),外部处理活动(Externally processed activities)和一般成本活动(General costs activities)。我们甚至可以将活动进一步细分成活动元素(Activity Elements),如图二最右侧的活动。活动元素也可以区分成上述三种类型。

对于内部处理活动,为了计划完成它所牵涉的工作,以及提供成本计算的基础,我们需要明确如下一些问题,比如:执行该活动需完成多少工作;什么产能(如人工或机器)会用来执行这些工作;什么资格(Qualifications)是完成该活动所必须具备的;哪些人员或个别产能是完成该活动所必须提供的等等。因此我们会在内部处理活动中指明工厂,工作中心等组织机构和工作时间等信息。

对于外部处理活动,我们一般需指明负责的采购组织和采购组。在释放网络时,系统可以自动创建采购申请,由采购部门负责完成。或者我们也可以手工触发采购申请创建。我们也可以将采购信息记录记录到外部处理活动中,采购信息记录里维护了供应商,价格条款等信息。

另外我们可以将物料分配给所有的活动,如图2最左侧的活动。在项目执行的过程中,生成采购申请或计划定单,分别由采购部门或生产部门完成。

活动和活动之间在系统中可以维护四种关系:结束-开始(Finish-Start(FS)Relationship),开始-开始(Start-Start(SS)Relationship),结束-结束(Finish-Finish(FF)Relationship)和开始-结束(Start-Finish(SF)Relationship)。

里程碑(Milestones)

里程碑是项目中有特殊重要性或者会触发某些事先定义功能的一类事件。一般来说它们显示了项目各阶段或各部门间的衔接点。在ERP中里程碑可以分配给活动(Activity)和WBS元素。里程碑可以实现四种任务:

<1>里程碑趋势分析(Milestone Trend Analysis/MTA)。是一种控制项目进度的简单而有效的工具。在不同报表日期,里程碑日期被用于比较分析,图形化的MTA使我们可以立刻发现项目趋势和任何的延误。

<2>使用里程碑技术的实现价值分析(Earned Value Analysis)。里程碑技术是众多计算实现价值技术中的一种。每一个里程碑代表了活动或WBS元素所完成的这部分工作。

<3>决定开票计划的日期。将里程碑和开票计划的日期相连。当项目进度到达某个里程碑时,里程碑的实际日期将被自动复制到开票计划中。

<4>触发预定义的里程碑功能。我们可以利用里程碑触发一系列事件来处理某些特定的业务流程。

在ERP项目结构的建立中有两种可以增强工作效率的功能:<1>标准项目结构和复制功能。<2>图形功能。

1.4 SAP应用举例

项目是公司具备这样一些特殊特征的流程,项目通常有这么几个特征:

(1)复杂性高风险性(2)各部门协同合作,有共同达成的精确目标(3)在规定时间,成本计划和产能范围完成.为了确保项目如期按质保量完成,必须精确定义项目的目标,项目执行的各作业必须高效组织.通常项目可根据1.项目涉及的部门组织2.项目设计的流程进行构造

这样理解SAP的项目定义中只是给一个总括的描述,为项目计划阶段所涉及的所有项目管理对象提供一个基本框架。

SAP License:SAP-PS-七日通 概念篇 图2
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【图】1项目状态,如果WBS状态改变之后是可以继承过来的。这个是在后台配置的。

【图】2项目编号与名称

【图】3组织信息

【图】4日期管理

SAP License:SAP-PS-七日通 概念篇 图3
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【图】1预算、计划的参数文件

【图】2排成用的

【图】3还记得-CO-内部订单吗?

【图】4、5MM、SD集成部分,后面详细会讲到。

WBS和WBS元素

WBS/WBS element什么关系?成本中心层次和成本中心关系,在建立WBS element时,你可维护:①日期,如基本日期、计划完成和开始日期、实际完成和开始日期;②预算,如初始预算、更新预算、释放预算、可用性控制参数;③资金承诺,如采购申请、采购订单;④成本/收入,如计划成本、计划收入、实际成本、实际收入;⑤付款,如付款计划、实际付款;⑥组织结构如功能位置、工厂等。

SAP License:SAP-PS-七日通 概念篇 图4
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计划元素:

实际元素;

开票元素:

用户自定义字段:可以自己定义字段(后台),如统计整体投资等等。

网络与作业

网络是流程化的项目元素。它描述的是项目执行过程的任务执行的逻辑顺序,用于项目进度,成本和资源安排,项目分析和控制工作.

作业具有以下特征:持续一定的时间;有明确的开始和结束;执行的过程不被中断(指如果有中断应定义多个分开的作业);执行需要一定的资源;引起成本。作业和作业之间通过定义先后关系(FS,SS,FF,SF)形成一个作业网络。作业和网络都可以分配给WBS。

网络与作业中包含如下关键数据:①内部作业类,如所需执行工作、日期、工作中心、工时需求、资格等;②外部作业类,如日期、采购组织、采购组、采购信息记录、供应商、所需服务和付款计划等;③成本作业类,日期、成本、作业等;④物料类,物料编码、数量、日期等。

SAP License:SAP-PS-七日通 概念篇 图5
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里程碑

里程碑(milestones)是项目中有特殊重要性或者会触发某些事先定义功能的一类事件。一般来说它们显示了项目各阶段或各部门间的衔接点。在系统中里程碑可以分配给活动(activity)和WBS元素。利用里程碑可以实现四种功能:①里程碑趋势分析;②实现价值分析(earnedvalueanalysis);③里程碑开具发票(billing);④触发预定义的业务事件,如创建网络、释放后续作业和触发工作流等。

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作为SAP的资深合作伙伴,赛锐信息是一家专业提供SAP行业化管理软件解决方案的顾问公司,致力于为企业提供SAP ERP系统咨询服务、IT规划、业务流程优化、信息系统实施、行业信息系统方案开发,运营外包及售后维护等全面的服务方案。已服务1000+家不同行业、规模的大中小型企业客户。在电子高科技、汽车零部件、印刷包装、医疗器械、快消品、专业服务等行业信息化管理领域具有领导性地位。

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