怎么样开会才有效果?

SAP项目实施过程中,难免不了要开不少的会议,无论是最前期的选型,还是商谈,乃至后面上线评审都免不了将很多项目干系人聚在一起就出现的问题或大家关心的问题摆在台面上做探讨。但只要你开过大会议你就会知道很多时候开会纯粹是为了开会而开会,讨论的问题没有跟进,没有现场会议纪要,还有就是各说各的,扯到最后才发现开会俨然变成了很多人放松自己,逃避项目、不想干活的最佳机会了。

怎么样开会才有效果? 图1

所以,怎么样的开会方式才是有效果的?

01、参会人要通知到位

在开会之前,首先要分析这次开会的主题内容以及具体跟谁相关。比如企业要召开SAP供方选型会议,这个时候召开会议的部门就要很清楚除了业务部领导和关键用户要参加之外,其他像IT、企业高管也应该参与进来,因为在会议现场是一次非常好的需求解答时机。否则会造成:该来的人不来,不该来的人占位置。

02、指定人员做会议记录和问题收集

SAP系统实施过程中,除了讨论和解决问题之外也有可能额外抛出一些新的问题。如果这个时候没有专门指定一个人去做会议记录和问题收集,往往就会出现问题抛出来了但没人关心关注,也没有引起重视,问题也就随之流走,事后扯皮的情况就要出现。

03、指派会议主持人

会议主持人不一定是要召开会议的一方担任,但一定是要对本次会议的内容安排了然于胸。在开会的过程中要及时调整会议讨论方向以及减少不必要的杂音。如果这个是讨论的仓库如何管理提前收采购货物的事情,就不要再讨论仓库如何安排销售发货的事情了。如果这个是讨论SAP里面的业务的解决方案,就不要过多讨论开发的细节了。如果没有专门的会议主持人,很容易出现:各说各的或两人的会议,其他人就一脸懵逼,处于心不在焉的状态。

04、决策人参与

整个会议如果没有有权限做决策的人参与,那讨论的问题和所得的结论将毫无意义。笔者参与的一个电商整合项目,前期乙方跟业务部门调研得很认真,系统也做了一些开发调整。在系统上线评审的时候,电商部老大过来了,提了一些自己的需求,这时候才发现目前项目所做的工作都白费了,与原始需求差别比较大。所以除了底下真正作业的人沟通交流之外,也要特别将真正有权限决策的人参与近来,了解需求,对当前问题,系统蓝图和流程做出决策。

05、做会议总结

并不是会议时间一到或者问题讨论结束就可以立马散会了。可能因为表述或者理解的偏差,很多时候你想的并不是他所理解的。看似所有人都明白,都达成共识了,但总会有一些人还没理解透,是带着疑问离开会议室的。所以主持人有必要在会议结束之前对会议的内容做一次总结,对问题以及相关负责人和时间达成共识。

主持人可以来一句:现在对会议做一个总结,问题1、XXX,负责人:XXX,完成时间:XXX,有没有问题?问题2:XXX,负责人:XXX……

06、会议纪要签字并公布

会议讨论结果不是说在会议上口头说了就完事儿了,必须要将会议结果整理出来并打印移交给相关负责人和领导签字,然后统一发邮件出来给所有参会人员,明确职责和工作事项,巩固会议精神,这样才可以完全避免扯皮的现象。

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