SAP财务系统总账应用技巧

SAP财务系统总账的功能强大而丰富,涵盖了组织结构、会计科目表、会计凭证、简化操作、定期处理、操作和维护、信息和查询、配置等各个方面,笔者选择了部分具有代表性的内容说明如何使用这些功能提高企业的财务水平。

SAP财务系统总账应用技巧 图1
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三套会计科目表并存,为跨国公司属地化核算和集团化管理并行提供了可能。

在SAP财务系统中存在三大类会计科目表:运营会计科目表、集团会计科目表和国家会计科目表。其中运营会计科目表是记账必须的会计科目表,集团会计科目表是集团出具合并会计报表使用的会计科目表,国家会计科目表是为了满足某国要求,出具的符合该国会计准则要求的科目表。

三套科目表的设置为一个经营实体按照不同的会计科目系统出具报告提供了可能,换句话说也就是每个公司都可以分别按照三套科目表出具财务报告,这种功能的设置为集团公司,特别是跨国集团公司提供了集团化管理和属地化管理并重的可能性。

SAP财务系统对集团公司的会计科目表设计通常给出两种建议方案:

方案1:全集团统一使用一套会计科目表:不论是控股公司还是下级单位都共享一套完整的会计科目表,各家公司在完整的会计科目表里选择自己需要的会计科目,从而生成每个公司代码的个性化的会计科目表。

方案2:用分行业的会计科目表:如一个大型企业,同时经营多种行业,如果共用一套会计科目表,其中的科目数量将是庞大的,且覆盖了各种各样的行业特殊的科目。所以可以采用相同的行业共用一个会计科目表,这些分行业的会计科目表又能分配给同一个合并会计科目表,这个合并科目表中的科目与分行业科目表中的科目具有对应的关系。通过这样的管理,既实现了分行业的会计核算,整个集团又有一个统一的核算口径。

多重会计核算原则并行

在SAP财务管理系统中可以容纳多重的会计核算原则,即按照不同的核算规则进行核算,并分别记录。例如对于资产的折旧,会计准则规定的会计折旧方法和税法规定的折旧方法是不同的,对于跨国公司中国的折旧方法与集团所在国的折旧方法也有可能是不同的,这就要求企业能够按照不同的折旧方法记录折旧,提供给不同的干系人。

SAP财务系统提供了强大的平行记账功能,在业务发生时能够按照各种会计处理原则平行记账,并不增加操作人员的工作量,仍然使用资产折旧的例子,在每个月末运行资产折旧的时候,资产会计只需要点击折旧执行的按钮,系统就可以根据已经设置好的多种折旧计提方法平行记账。这种平行记账的功能为会计核算环境复杂的企业提供了巨大的帮助。

灵活的会计期间管理

在中国,习惯以自然年度和自然月度作为会计年度和会计期间,即1月1日到12月31日为一个会计年度,而会计期间就是12个自然月。但有些企业的经营是不适合使用自然年度的,这些企业就需要根据自己的需求来定义会计期间。在SAP财务系统中会计年度和期间是可以进行定义的,也就是说可以不使用自然年月作为会计年度和月度,而自行设置自己的会计期间变式。各公司可以共用一个会计年度变式,也可以各自用自己特殊的会计年度变式。

多货币处理

为了满足不同国家对货币的法规要求,SAP支持同时使用3种货币作为记账和结算的本位币,所有的业务均能以本位币、集团公司货币以及客户自定义的硬通货记入账本。

此外,SAP财务系统还提供自动处理外币评估、信息分类的功能,为月末结算带来很大的方便。

高度集成的系统大量减少财务人员的工作量,实现数据的一次性记账

强大的系统集成功能是SAP产品的重要特点,SAP系统强大的系统集成性决定了SAP系统中的财务凭证绝大多数不是通过手工录入的,而是通过系统集成的方式由其他业务模块集成生成的。

高度集成的系统实现了一次性记账:采购原材料的收货入库、生产领料、完工产品入库、销售出库、收到的供应商发票校验、给客户开票记账,这些业务在发生时会遵循有关记账原则,按照预先设置好的会计科目,自动记入总账。固定资产的购置、折旧和处理都会在更新每个明细资产的同时更新总账,而不需要财务人员录入凭证。通过权限的管理可以使所有子公司或工厂的原始数据的来源处于总部的监控之下。高度的系统集成实现了数据的单口录入,财务数据完全来源于业务原始数据,既提高了财务数据的准确性,同时大量减少了财务人员的工作量。

清晰的账户管理模式和简易的凭证录入方法

SAP财务系统的日常记账是非常简单的,SAP提供了各种工具来帮助用户简化他们的工作:

1.简易凭证录入原则:在总分类账中凭证输入和凭证的维护是重要的内容,录入的内容主要包含了凭证抬头、凭证行项目和简化操作辅助功能等部分。

SAP提供了各种简化凭证操作的辅助功能,凭证可以暂存,屏幕的格式可以调整并保存为预定义的屏幕变式供操作人员调用;还可以设置凭证输入的模板,例如,每月发放工资的凭证,由于科目与成本中心都是类似的,可以做成模板,每次做凭证时直接调用,并根据当月情况填入金额即可;还可以使用周期性凭证,把每个月都完全相同的业务,比如,计提和待摊费用制作成周期性运行凭证,每月运行就可以生成准确的财务凭证了。

2.未清项账管理:对于SAP凭证输入和凭证管理来说,有一个基本概念需要解释,那就是“未清项账”管理。在财务管理中,有些科目只需要有“借贷余”的管理就可以了,但是有些科目不止需要“借贷余”,还需要管理到每笔交易的状态,比如银行未达科目,客户和供应商的明细科目等。

定期处理

财务核算中总是有些事务是定期处理的,最典型的是与日结,月结和年结相关的处理,比如包括自动清账、汇率评估和汇兑损益的计算、周期性凭证过账、预提费用、利息计算、重分类调整、计划、打印、归档、关账、余额结转等。在做月结和年结的时候有很多项这样的事务需要处理,而且要求在很短的时间内完成,这就给财务人员带来了很大的工作压力。

SAP财务系统提供了“定期处理计划管理者”工具,来安排这些工作,在这个工具中我们把要完成的事项按顺序安排好,月结或年结时财务的工作就可以有条不紊的快速完成了。当然SAP的快速结账,除了这些工具外,最主要还是源自于它的集成特性。

信息和查询

SAP财务管理信息系统包括了灵活和多样的报表和功能,如账户余额显示,账户行项目显示,审计线索,资产负债表,损益表,现金流量表,试算平衡表,纳税申报表,总账信息系统等。SAP的信息系统具有一些特点,比如“钻取”的方式或称为“穿透”的方式,即可以进行多维的分析和不断深入地挖掘,直至进入原始凭证。

除此以外,SAP还提供了简便易学的编制报表工具,用户可以自己通过报表编制工具编写各种个性化报表。

关于赛锐信息

作为SAP的资深合作伙伴,赛锐信息是一家专业提供SAP行业化管理软件解决方案的顾问公司,致力于为企业提供SAP ERP系统咨询服务、IT规划、业务流程优化、信息系统实施、行业信息系统方案开发,运营外包及售后维护等全面的服务方案。已服务1000+家不同行业、规模的大中小型企业客户。在电子高科技、汽车零部件、印刷包装、医疗器械、快消品、专业服务等行业信息化管理领域具有领导性地位。

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