SAP License:从SAP实习生,到入行一年,终于不被客户Challenge了!

经常在项目中见到很多新人,在项目工作中的沟通是有问题的。本来想写一点关于如何避免沟通陷阱,提升沟通效率的内容,以供新人朋友借鉴。 后来边写边思考,发现其实不只是沟通问题,更多还有做事和思考方式的问题,最后导致其在项目中的成长会绕一些弯路。

SAP License:从SAP实习生,到入行一年,终于不被客户Challenge了! 图1
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对于刚参与SAP项目的人来说,如果身边有一些比较靠谱的顾问带的话,基本上就会避免这些问题。

但实话实说,对于刚入行的朋友、刚毕业的实习生,能有相对靠谱的人带,都是要靠运气的。

于是,便写了这篇内容,希望对一些刚上路的朋友,有一定的借鉴作用。

如有不妥之处,还请大家见谅。

正 文

1.做好工作内容梳理,养成提前准备的习惯‍

作为项目新人,建议在很多事情上,提前多一点准备,这是非常有用的。

在实际项目中,这个看起来很简单的点,其作用并不小。

在项目中,各种周例会是必不可少的,无论是项目组内部的例会,还是客户组织的例会。

在会议中,经常会需要项目组成员,做类似工作进展汇报等内容。

对于很多实习生来说,按照其在学校或者其他行业的思维惯性来说,自己每周干了什么工作,应该很清楚,在会议上给项目经理,或者客户说清楚就行,这个并不困难,所以不需要特殊准备。

作为实习生的自己,真的就能说的清楚吗?

在很多实际项目中,很容易见到一些实习生新人难以把自己的工作说清楚。

一旦有说不清楚的地方,项目经理,或者客户就会反问几个问题,本来就是新人,会议上多少有点儿慌,再加上别人的问题,稍一紧张,就更难表述清晰了。

而很重要的一点是,往往客户、甚至甲方领导对你的工作印象,就来自于你项目周例会的表现。

能够清晰地表述核心问题,有序地说明你所要说的内容,是非常利于提升客户对你专业度的认可度;

刚入项目,如果你给项目组的第一印象较为良好,客户认可度较高,是非常有利于你之后的工作开展的;

反之,如果简单的工作汇报,在表述上有问题的话,无论是客户还是项目经理,都会认为这么简单的内容,你都有些吃力,自然对你工作能力的第一印象就欠佳了。

后面很有可能因为甲方对你第一印象不好,会直接提升你工作的难度,因为客户对你的专业性就有顾虑了,对你的配合度就不会那么好了。

这基本上就是“失之毫厘,差之千里”的效果了。

所以,我一般会建议新人,如果时间充裕,至少每次开会前,无论什么会议,用半天左右的时间梳理一下自己要说的内容,提前做好准备,也会加深对问题的认识。

当然,有时候项目工作会很忙,难以找出大块的时间做一些会议准备。

个人建议,如果没法专门抽出一段时间,可以每天找出10-20分钟,总结自己当天的工作进展,形成纲要内容。

最后在自己需要时,提前十分钟梳理一下,也是可以的。

往往,能不能把事儿说清楚,有时候,是判断这个实习生是否优秀的一个重要标准。

能不能把事儿说清楚,也是能不能把项目工作做好的基础。

当然,随着项目经验越来越多,我们会思考方式和记忆习惯会越来越符合项目工作,这种准备也就慢慢地不那么必要了。

一条路走多了,自然就熟了;

各种路走多了, 就越来越会记路了;

陌生的路,以前需要走三遍才能记住;

随着见的多了,陌生的路,可能走一遍就记住了,甚至不用走,自己根据经验都能推出来。

所以,建议一些项目新人,如果发现自己在项目工作中,有点力不从心,可以尝试做一些梳理和准备,而不是等到事情到了面前,再做应对。

2.有意识地建立逻辑上有序的表达方式‍

之前在一个项目中,一个新到的顾问,好像还有几年的项目经验。当时,甲方领导问其某个问题的解决情况时,他的表述大致如下:

就是那天那啥,我测试完之后,还是有点儿太那个什么了,所以,我们考虑再等等,后来吧不行,又有点儿,你懂的,所以,不好弄,哪个谁有点儿不愿意,所以功能一直没有敲定。

我相信此时此刻,甲方领导心里绝对有一大堆问好和惊叹号,乙方项目经理内心也不太平静。

上述场景,绝非瞎编,实际情况比我所写还严重,因为整个表达过程持续了5分钟左右。

当时,虽然有一些项目背景,大家大致能理解其所表达的内容,对于甲方领导来说,就头疼了。后面还是乙方项目经理给圆的场。

我们在做工作内容的沟通时,让自己所表述的内容,尽量具有一定顺序条理。

比如,尽量使用:1… 2… 3….等具有顺序结构的表述方式;

在习惯后,根据沟通场景,有意识地在:1、2、3等几点中,将所说内容按照重要性或者紧急性,进行正向排序或者反向排序等。

这样会让你的输出对象,按照你的策略接受你的信息,有助于让其接下来的决定更趋向于你的预期。

随着你表述方式的变化,你会发现你自己的思维方式也会变化。

以前你可能会想到什么就是什么,之后你会本能地按照逻辑顺序,比如重要性维度、紧急性维度、相关性维度等不同方面的维度,去思考你所想的内容。

这样就会通过练习逻辑性表述能力,倒逼你逻辑化或者结构化的思考方式;

一旦你形成了条理性很强的思考方式,你的表述自然会变得很有条理。

思考上的结构化,自然会带来表述上的结构化。

清晰且有结构的表述,会一定程度上提升你在他人心中的专业性,进而提高他人对你的认可度。

同时,有结构的表达方式,会给倾听者,或者叫你的沟通对象,一个心里预期,让他先对你的表述有一个大致的轮廓。这样,会更好地使对方理解清楚你要表述的内容,有助于对方跟上你的思路。

3.练习建立具有全局性和闭环的思维方式‍

SAP系统有一个非常好的特点:要是单据做错了,业务怎么走的,就得原路走回来,才能修改;

比如,SAP系统中的采购订单,经过了订单审批,收货,做了发票校验;

一旦要修改订单上的内容,必须冲销发票校验,冲销收货,撤销审批,再进行修改;

再比如,SAP系统中的移动类型,必然都是一正一反成对出现的;

为什么会这么设计系统?其实,很多时候,一些用户是难以理解的。

我们经常听到用户抱怨说SAP设计太死板了,德国人做事儿太刻板,不适合中国国情。修改订单上的内容,非要做一大堆冲销,直接修改不行吗?

站在企业管理的角度上来看:随意修改,这事儿还真就不行,这也是SAP和其他很多ERP之间的差别。

SAP某些固有特点也体现了:SAP是最佳业务实践,而不是一个简单的软件。

对于很多小规模的管理软件,其生命周期短,其应用效果差,最根本原因是软件无原则地服务于客户的任何要求,然而,恰恰是客户的需求并不一定都是合理的。

ERP,是企业信息化的第一步,SAP作为ERP软件,其必须符合企业管理的基本特点,SAP要尽可能地反馈企业实际业务的真实细节。

对于企业管理来说,1+1+1=3和1×3=3,虽然结果相等,但实际是完全不同的两个概念。

1+1+1=3 ,是说明确实有个三个1存在,而1×3=3,到底是一个3,还是三个1,就不知道了。

换句话说,对于企业管理来说,1+1+1=3 的客观事实,是不能用1×3=3所表达的。

这两个计算式,结果一样,但其信息量完全是不一样的,对于管理者来说,业务含义的不同是非常重要的。

比如,实际业务中,收货50,和收货60退货10,虽然结果都是50,但是其业务含义差异是巨大的,SAP系统必须要客观地反映出两者的不同。

聊了这么多,其实,想要说的是:在项目中,要学会建立类似SAP系统这种特点的全局性和闭环性思维

当我们有了全局性的思考方式,我们就对系统功能及业务问题,就有了基本的辨别能力和判断标准。

我经常见到有一些新人顾问,在和不同部门之间的客户沟通时,其作用就像一个传话筒,生产部门说要这样做有问题,这个顾问就把问题原封不动地传递给质检部门,质检部门说不这样做有问题,这个顾问又把问题传递回来。过来过去,把自己加到两个部门之间,问题得不到解决,自己也难受,用户也不舒服。

绝大多数情况下,用户的业务肯定比我们熟悉,但是用户是极容易站到其所在部门的角度去思考问题,换句话说,他们习惯用局部逻辑的合理性去思考全局问题,自然会与项目的整体有一定分歧,如果用户强势,很有可能会给项目的推进带来阻碍。

在项目中非常常见的是,生产部门和质检部门容易有一些分歧,基建部门和运行维护部门容易有一些分歧,等等。

最典型的是财务部门,财务部门一般情况下和所有部门都容易有分歧。

如果顾问没有全局性的思维,就会被各部门的用户绕进去。

有时候,你会觉得用户说的有道理,但是你与项目要求不符,最后,你明知道自己是对的,你却不知道用户观点到底有什么问题,你无法成功的说服用户,甚至有些人反而被用户所说服,如果被用户说服,就可能带着项目朝着错误的方向走了;如果用户没有被说服,但也勉强地接收了你的方案,那还是我们没有将合理的方案有效地传递给用户。

上述这种情况,就需要顾问具备全局性和闭环性的思维方式,能够将用户的局部合理性带入到项目全局,进而去说服用户采取更加合理的业务流程,或者系统功能等,最终保证项目的正常推进。

所以,对于一个顾问来说,具有全局性和闭环性的思维方式,是必不可少的,也是我们分析和发现项目问题和项目风险,非常重要的素质特点之一。

实际中,很多项目都要求顾问有较高的沟通能力。很多公司的HR部门,或者公司里给培训实习生提供基础培训的人,经常会狭义地将“沟通能力”理解为能说会道;

稍有认识的HR部门,除了看重表达能力,还要看中其理解力。

表述是沟通中的输出,理解是沟通中的输入,二者缺一不可。

但如果只会理解和表述的话,我们需要的是一个录音笔,而不是一个顾问。

在输入和输出的基础上,沟通能力更为重要一点,就是顾问要能够对问题进行一定的思考和判断。

作为SAP顾问,要能够认知问题、解构问题,并能输出带有合理思考的内容。

那么,这里的思考,就是需要我们具有一个全局性和闭环性的思维方式,通过这种思考方式,我们才能够判断出问题在哪里,业务是否合理等,才能保证沟通的有效进行,而不是简单的平移扩散。

全局思考会避免我们陷入局部逻辑合理性的陷阱,是启发我们对问题进行辨别思考的跳板,帮助我们进行有效推论,并举一反三。

最后,基于以上提到的三个方面,再结合自己不断提升的项目经验和系统知识,不断迭代自己的思考体系和知识架构,让自己处于不断优化的状态。

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作为SAP的资深合作伙伴,赛锐信息是一家专业提供SAP行业化管理软件解决方案的顾问公司,致力于为企业提供SAP ERP系统咨询服务、IT规划、业务流程优化、信息系统实施、行业信息系统方案开发,运营外包及售后维护等全面的服务方案。已服务1000+家不同行业、规模的大中小型企业客户。在电子高科技、汽车零部件、印刷包装、医疗器械、快消品、专业服务等行业信息化管理领域具有领导性地位。

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