SAP License:ERP实施如何防止内部信息泄露

ERP系统涉及到企业的方方面面,包含着企业最重要的、最关键、最敏感的信息,如企业的客户信息、产品构成、产品成本、产品价格、产品利润等,任何一种信息被泄露,都有可能给企业带来巨大的损失,有些甚至是致命的。这也足见ERP数据安全的重要性。

SAP License:ERP实施如何防止内部信息泄露 图1

但是,很多企业的ERP项目实施中,在强调ERP作业功能的同时,却忽视了ERP信息安全的规划,对ERP的数据安全要么轻描淡写,甚至视而不见;又或者只强调硬件上的安全性,如数据的备份、恢复,而对企业的”内鬼”,疏于防范。

小人易防,君子难防。该如何有效防止内鬼的”偷窥”呢?首先,要先了解一下,哪些信息,会成为内鬼的猎物,然后才能对症下药。

猎物一:客户信息。  

众所周知,客户是企业生命的源泉,没有了客户,企业就如同鱼失去了水,马上就会干死。所以,客户信息是企业要保护的第一资源,如何防止客户信息泄露,防止离去的业务员带走客户的重要信息,就成了企业首当其冲要考虑的问题。

让生产经理看到客户信息,或者让业务员能打印或者导出所有客户信息列表,这都是非常危险的事情。

猎物二:价格信息。  

价格对企业来说,是非常敏感的。若让竞争对手知道自己产品的销售价格,则对方就可以打价格战;若让竞争对手知道自己的原材料价格,那自己辛辛苦苦开发出来的原材料供应商,就会被对方所用;若让供应商知道其他供应商的报价信息,则就会失去同供应商谈判的主动权。

所以,保证此类信息的不外泄,是企业要关注的重要内容,特别是上ERP项目,企业信息共享以后,更加要注重。

猎物三:产品构成与配方管理。

在食品、化工行业,产品构成(BOM)或者配方,在产品的成本中占据着非常大的比重,有的甚至到80%。若这些数据泄露给竞争对手,则对企业造成的影响,可想而知;很有可能,企业就从此一蹶不振,走向没落。

猎物四:成本信息。

若让客户知道企业产品的成本信息,客户就可以最大限度的压价;若让竞争对手知道成本信息,则竞争对手就可以对症下药,看是跟企业打价格战,还是想办法降低自己的成本,增强竞争能力。

可见而知,ERP系统中,有太多内鬼的猎物。该如何跟内鬼走好这场”无间道”,笔者认为还是要预防为主,如果等事情发生了再去追究责任,损失往往已经无法追回。

措施一:责任到人,只查询自己负责的信息。

一般企业的客户,都会由业务员分类维护,如销售员A负责浙江地区的客户,销售员B负责北京地区的客户。那么,销售员A就不用知道北京有哪些客户,同理,销售员B也就不用关心公司浙江地区有哪些客户。

所以,在关键信息权限设置的时候,要设置访问权限,把权限缩小到尽量的小,如业务员只能访问自己负责的客户,采购员只能查询自己采购的材料的价格、供应商信息,仓库人员不能访问价格、客户信息等等。

措施二:数据访问记录追踪。  

在ERP系统中,要能够显示历史访问记录,对一些特别敏感的信息,如配方,还要设置访问及时警告信息,谁访问这些信息,系统能够马上反馈给相关人员。当数据发生泄露时,也能够最快找到”内鬼”。

措施三:及时审批制度。  

对一些关系到企业成败的关键数据,要能够实现及时审批制度,如公司的重要客户信息、产品的配方信息等,相关人员要查询时,首先要在系统中向领导审批,领导审核通过后,才能查阅。这样程序虽然多些,但是,相对与关键数据的安全性,还是值得在此花点时间的。

措施四:打印或导出的限制。  

ERP系统为了做报表的方便,会提供一些打印或者导出功能,如订单日报表,产品价格表,客户信息与客户接单汇总等。对这些关键报表的打印、导出功能要加以限制。如业务员只能查询客户信息,而不能打印或者导出客户报表;财务人员在导出客户应收帐款表时,只能导出客户的名字,而不能导出客户的联系方式等资料。

在ERP操作之前,一些资料都要专人存档保管,不会在企业内部共享,而上了ERP后,他们往往会忽视数据共享带来的安全性,而给别有用心的人有机可乘。所以,企业要防范与未然,把ERP的数据安全性,也作为评价ERP系统的一个标准之一。

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