如何做到ERP基础数据的整理?

导读:ERP项目实施成功靠的是三分技术,七分管理,十二分数据。可见,ERP系统中基础数据整理的重要性。

如何做到ERP基础数据的整理? 图1

参与过ERP项目实施的人都应该知道,ERP项目实施能够成功,关键在于细节。有人这样说,ERP不难,只是很繁。这里所说的繁,指的就是整理ERP基础数据的过程。整理ERP基础数据的确很繁琐,这个过程并不比ERP上线轻松,但它并不难,只要坚持,就一定能够实现。ERP项目实施成功靠的是三分技术,七分管理,十二分数据。可见,ERP系统中基础数据整理的重要性。

ERP系统中共有三大数据源,分别为主数据源,库存数据源和其它各项参数的设置。其中,主数据源和库存数据源占据了整个ERP系统数据库的90%,它们的整理难度也是最大的,整理周期也是最长的,需要花费更多的精力去处理,必须在项目实施的前期准备完成。而各项参数的设置是一个循序渐进的过程,包括项目实施成功后对系统的日常维护。

主数据源主要包括建立科学的编码体系、物料主数据(ITMB)的建立、BOM(物料清单)的搜集和整理、产品工艺路线的确定等。鉴于建立主数据库的工作量较大,又是一项长期的工作,必须有组织上的保证才能完成,加上主数据的整理与录入涉及到许多业务部门,因此,需要成立由多个部门的业务人员组成的业务数据小组。该小组一般由ERP工程的项目负责人直接领导,要求企业标准化小组、信息部的成员加入。

数据小组主要职责是负责ERP系统编码体系的建立与维护,整理、规范企业的工程数据,保证企业工程数据的规范性、准确性。建立科学的编码体系,所涉及的部门非常多,因为一套完整的编码体系包括物料编码、供应商编码、客户编码、库位编码、计划员/采购员编码等。其中,物料编码的工作量是最大的,不同工序之间不同层次间的产成品都应该有自己的编码,它包括原材料、外购件、毛坯、零件、部件、产品等,编码体系必须在工程BOM数据整理前完成,随后要求深入到设计部门。一方面,设计图引用的物料应有编码,便于通过接口程序导入ERP系统。另一方面,进行产品设计时可通过ERP系统的相关查询工具,直接查询并引用ERP系统中的物料编码,这样便于物料编码的推广应用,也可以在应用中去检查编码的准确性。

在物料编码的过程中,一定要避免“重复编码”和“一物多码”的情况,如果有要及时纠正。随着数字化的发展,物料编码不需要赋予它太多的含义,目前大多是采取“纯数字编码”或“数字+字母编码”,越方便越有规则越好。一般从大类、小类以及特殊属性能够分清就可以了,如“0”开头的表示成品,“1”开头的表示五金件,“2”开头的表示塑胶件,“3”开头的表示油漆类等。物料编码一定要有可扩展性和延伸性,便于企业今后的发展。

BOM结构数据,其实在任何制造型企业里都是存在的,就是不上ERP系统,研发部门也应该有一套相关产品的物料清单,只不过是没有线上化。对BOM数据的整理关键是搜集现成的物料清单,并对它进行修改,包括格式的修改和错误的纠正,以及物料编码的匹配等。对BOM进行整理时,物料描述一定要统一规范合理,以公司内部业务沟通规则为基准。

BOM表的结构层次一定要清楚明了,哪些是父项,哪些是子项,哪些是虚拟项,哪些是副产品。应该设立什么样的工作中心,以及相关工作中心的产能设置等。一套BOM表完成后,要建立严格的审核机制,认真检查和审核,保证BOM表的准确性。

BOM表录入系统存在较大的工作量,一套好的ERP产品,应该具有成批直接导入BOM表的功能,这样可以给BOM录入系统带来较大的方便。物料编码也可以成批直接导入到系统中,导入到系统中的物料编码不是单纯的编码,它还包括对应的物料描述、分类、计量单位、制采属性等等,也就是形成了所谓的物料主数据(ITMB)。一般的ERP系统,每一条物料数据都提供了许多关于该物料的描述参数,用户并不一定对每个参数都要设置,只需设置那些系统运行时必需的、业务需要的以及对自己进行物料管理时有用处的参数。进行物料数据设置时,有些字段的内容是必须用户自己先定义后再从中进行选择的。另外的一些字段的内容则可从系统提供的可选项里进行选择。对于没有可选值的字段内容,用户在建立物料记录时按实际值输入即可。

库存数据源主要有仓库基础数据的准确性,仓库类型的设置,库位的设置,仓库交易类型参数的设置等。其中仓库基础数据的整理非常重要,如果先期的仓库管理比较规范,账物相符率较高,那只是将这些账物数导入到系统就可以了。如果账物相符率较低,那还要花很大的力气去整理仓库的账物数。

首先要在流程上要规范仓库的收发管理,包括仓库管理十大原则,无论是借料、补料还是物料退换,必须严格按照流程来操作,建立一套对仓管员有效的绩效考核方式,加强对仓管员日常工作的抽查。对一些数量差异较大的配件,可以采取循环盘点的方法,对其进行盘点,纠正错误,找出产生差异的原因。只有这样坚持下来,仓库的账物才会越来越准确。特别是在ERP系统切换初期,尽管有些库存数不是很准确,但我们还是要坚持用系统的账物数,坚决丢掉手工帐,只保留一套帐,只有经过这样的一个磨合期,系统的数据才会越来越准。

库存管理经常用到的物料操作都是基于仓库和库位的,包括库位的建立(LMMT),移库(IMTR),发料(PICK)等,企业所有库存业务都涉及到仓库,主要有厂内外、租用的库房,车间库,倒冲库等,都应纳入系统的管理,明确定义。在设置仓库时,要先定义仓库的类型。在制造业企业,一般可以设置的仓库类型有:原材料库、配件仓库、半成品库、成品库、废品库等。仓库数据的设置,可以根据仓库的不同类型来进行,同一种类型也可以根据不同的需求设置多个仓库。在设置库位前,可以先对整个仓库进行分区,即设置库区。

ERP系统中,库区的设置主要以物理方位进行,如东、西、南、北区;或者根据实地的划分,按顺序来分区。库位就是指仓库中物料存放的货架,在库区中按地点和功能进行划分,来存放不同类别或处于不同状态的物料。如物料质检前后应该分开存放,就要设置两个库位来区分,一个是待检库,一个是合格品库。库位的设置,可以方便仓库中对物料的组织,以及出入库时对物料的管理。

ERP基础数据管理和规划是一项大工程,涉及到多部门协同管理,大部分企业都会有专门的主数据小组和相应的数据平台来支撑对待。不把主数据当回事儿或者让其他模块业务人员兼职管理,是对主数据的重要性认识不到位。主数据没整好,ERP运行过程中的业务和财务数据就会混乱不堪。

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