ERP使用技巧仓库分类管理五大误区

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ERP使用技巧仓库分类管理五大误区 图1
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在ERP系统中,仓库信息管理只是其中的一个模块和功能,所以,很多人都没有重视它。但是,当出现问题时,再修改,工作量就太大了,所以,今天我们来谈谈仓库管理中容易出现的五大误区。

错误一、对仓库不进行细分

有的客户,自认为其原材料简单,所以,对仓库没有进行细分。其实,就一般的制造企业而言,其原材料大致可以分为两类,一类是主料,有企业也叫做零件;另一类是辅料,有的企业叫做包装材料等等。

作为财务部门,有时候要统计零件仓库的库存金额及包装材料的库存金额;而有时候,企业盘点的时候,出于成本的考虑,也不会对所有的材料都进行盘点,可能只对零件仓库或者包装材料仓库进行盘点。

其实,麻雀虽小,五脏俱全。企业规模虽然小,但是像上述的一些基本作业还是要做的。所以,企业在EPR项目实施时,不要太过于吝啬,把原材料进行分类。我在项目实施中,若客户企业的产品比较简单,我们要检验其至少分三个仓库分别成品仓库、零件仓库(或者原材料仓库)、包装材料仓库(或叫作辅助材料仓库)。

错误二:计价产品与不计价产品混在同一个仓库

企业有些产品是不计价格的,如客户免费提供给我们用于生产的材料,又叫作客供品,如供应商给的不计价的备品,给客户不计价格的样品等等。这些不计算价格的产品跟计算价格的产品放在一起,会造成库存金额、发料成本的混乱。

如某种原材料,即有我们按市场价格采购的10000套,又有供应商送的备品100套。按照当时采购的价款及相关的费用,该原材料的库存金额为2万元。那该材料若生产部门领料,单位成本为多少呢?按2元每套算呢,还是按1.98元每套算呢?若把100套备品考虑进去,显然不是很合理。

但是,若企业把普通原材料跟供应商的备品放在同一个仓库的话,则系统在计算库存成本与发料成本的话,会认为备品也是采购进来的,会降低实际的单位材料成本。

所以,对于这些不需要企业支付价款的特殊材料,企业在设计仓库的时候,最好能够独立出来。如专门设置客供品仓库、备品仓库等等。而把这些仓库的性质设置成为“不计价”仓库。如此,在计算材料单位成本的时候,就不会把这些材料考虑进去;在计算企业仓库库存金额的时候,也不会考虑这些仓库的影响。

错误三:呆滞料跟普通材料放在同一个仓库

在生产型企业中,或多或少都有一些呆滞料。这些料,该如何管理呢?

一是这些材料能不能跟他们的原材料一视同仁呢?当然不能。有些呆滞料可能质量等方面都已经跟新购买的材料不能比了;有些是材料不符合环保规定,等等。这些材料若跟新购进的材料放在同一个仓库中管理,无论是否采取系统管理,都迟早会出现问题的。

二是呆滞料的价值问题。若呆滞料仍然按刚购买进来的价格计算其库存金额,则企业的存货库存水平就会迟迟居高不下。这对实际管理是非常不利的。因为企业可能每月都要评估当月的存货水平,来判断库存管理是否合理,管理效率高不高。若存在较多的呆滞品,则显然最后的结果不一定准确。

另外,企业在实际管理中,对于呆滞品还会采取一些激励措施。若生产计划人员消化多少呆滞品,就给予多少奖励等等。当然是在质量等符合规定的基础之上。若我们不把呆滞料跟普通料区分开来的话,则系统就很难统计,当月呆滞料库存到底减少了多少。这个统计工作需要人工完成了。

而且有些老总,可能还很关心这些呆滞料,会让仓库管理员每月报一份呆滞料的材料明细给他。若在系统中不进行区分,则在系统中也很难拉报表出来。

可见,呆滞料从其实用性还是价值上来看,都与普通的原材料有比较大的区别;而且,出于管理的需要,也非常有必要进行专门的管理。

通常遇到这种情况,一般建议用户为呆滞料专门建立一个呆滞料仓库管理,而且,一般来说,该呆滞料仓库中的库存数量,一般是不能作为材料需求计划计算的依据。在建立仓库信息时,要把这个属性去掉。

错误四:材料类别跟仓库类别不一致

举个客户例子,其产品为催塑盒在材料分类上为零件,而该材料又存放在包装仓库。这就是典型的材料类别跟仓库类别不一致的情况。这会给我们的管理带来很大的麻烦。

如我们要统计原材料分类为零件的库存金额,则若我们只查询零件仓库的金额时,就会漏掉催塑盒零件的库存金额;若把零件仓库跟包装仓库两个仓库的金额加起来时,又显然不合我们的意图。不仅在查询库存金额时,会有这种头疼的问题。

在我们后续进行仓库盘点、抽盘作业时,也会遇到这种事情。如根据企业的盘点政策,因为零件的价值比较大,而且其库存数量的准确性对于生产计划的影响也比较大,所以,公司规定,对零件实行循环盘点,每个季度一个循环。而盘点政策一般是针对仓库,所以,此时就又把催塑盒漏掉了。

针对这种情况,一般是要求企业把同一种类的材料放在同一个仓库中,即把催塑盒也放在零件仓库。但是,有些企业不愿意,他想把这催塑盒当作零件来管理,但是,又要放在包装仓库中。此时,我们只好采取折中的方式,即在系统中把包装仓库分为两个独立的仓库,如包装材料仓库与催塑盒仓库。如此,把催塑盒仓库的管理政策跟零件仓库的管理政策设置为一样即可。

或者,我们不分仓库,通过库位来管理也是可行的。把包装材料仓库设置为两个库位,一是存放包装材料的,另一个是专门存放催塑盒的。不过,这个前提是企业没有其他的库位管理要求,否则的话,就会引起不必要的冲突了。

错误五:滥用仓库类别属性

在以上几个错误中,我已经谈到了在建立仓库时几个重要的属性。这里,我再强调一下这几个重要的属性。这些属性设置错误,则会给ERP系统的运作带来重大的影响。

一是材料数量是否影响物料需求计划。一般情况下,物料需求计划系统运作时,会考虑所有仓库中的材料数量。但是,在实际工作中,有些材料要么已经不能用,要么有特殊的用途,在物料需求计划运行时,是不能考虑进去的。

如不良品,当然不能作为物料需求计算的基数,所以要专门设立一个不良品仓库,并把这个仓库的属性设置为“不影响物料需求的计算”。同理,呆滞品、客供品等一般也不能作为物料需求计算的依据。

二是这个仓库是否为计价仓库。像客供品、供应商的备品等,一般都不能算入到企业的库存金额中去,否则的话,企业的库存金额就会不准了。所以,要把存放这些材料的仓库,设置为不计价仓库。

如此,在考虑企业整个库存金额时,就不会把这些仓库考虑进去;利用加权平均成本计算发料成本时,这些仓库的数量也不会影响到发料成本。不过,有些材料虽然是客户提供的,但是,仍然要企业付钱采购,就不能当客供品来对待了。

另外,有些用户也会担心,我设置了这么多仓库,不会搞乱吗?其实,用户不用这么担心。因为虽然设置了这么多仓库,其实在很多业务中,这些仓库都是默认的,不需要用户自己去选择。

如原材料入库上,若是零件,则在入库单上自动带出的是零件仓库;包装材料也是如此。也就是说,系统会根据产品基本信息中设置的仓库信息,作为单据仓库的默认仓库。如此,就方便了单据的操作,也减少了错误的发生。

最后,小编再提供一个实用的小建议。在ERP系统中,针对一些连续性的材料,如PVC套管等在领料时很难按需领的材料,有一个自动扣料的功能。即生产部门在需要时,先领个一卷材料出去;然后在生产完工时,再按照实际用电的数量扣减。

若要用到自动扣料功能的话,在车间还要虚拟一个车间仓库。这个车间仓库的属性,要设置成不计价、不影响物料需求计算。其实也好理解。因为这个仓库中的数量虽然在账上还存在,但是,因为这个数量是要在产品完工入库时才扣减的,也就是说,这个帐上的数量可能生产已经用掉了,但是还没有扣减。所以当然不能作为物料需求计算的依据。

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